Control de inventarios para restaurante, Todo lo que necesitas saber
22 de enero, 2022 • 12 minutos
Si estás pensando en emprender con un restaurante o acabas de abrir uno, el control de inventarios es un elemento fundamental para el éxito de tu negocio y de la administración de restaurante. Quizá tienes alguna idea de lo que es el control de inventarios gracias a tu experiencia laboral, sin embargo, cuando se trata del inventario de un restaurante, otros factores intervienen.
Pero no te preocupes, en Join Poster te ayudaremos a entender todo sobre control de inventarios para que tu negocio tenga el éxito que esperas, así que atento ¡Estás a punto de despejar todas tus dudas!
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¿Qué es el control del inventario de un restaurante?
Al igual que cualquier negocio o empresa, un restaurante necesita materia prima e insumos para funcionar. Desde las verduras básicas para cualquier preparación, hasta los artículos y productos de limpieza necesarios para mantener la higiene en restaurantes. A la hora de crear tu menú para cafeterías o restaurantes también deberás tener en cuenta el control de inventarios.
Toda la materia prima es necesaria para el funcionamiento de tu negocio, por eso el control de inventarios es la actividad diseñada para administrar toda la materia prima de un restaurante y los insumos que tu restaurante necesita, además de registrar toda la información sobre la entrada y salida de la misma, lo que a la larga podría ahorrarte costos (de esto te enseñaremos más adelante). Un control de inventario efectivo te ayudará también con el control de mermas en restaurantes.
¿Y cuáles son los tipos de inventario?
En términos generales, existen dos tipos de inventario en restaurantes: El inventario físico y el inventario permanente.
El inventario físico es ese que puedes realizar una vez por mes y consiste en contar de forma manual todos los artículos físicos que están presentes en tu restaurante. Mientras que el inventario permanente es el más recomendado, ya que se hace mediante un sistema digital que te permite conocer en tiempo real el estado de tu almacén.
¿Nuestra recomendación? Elige el inventario permanente, ya que puede ahorrarte mucho dinero y otros tantos dolores de cabeza al momento de administrar tu restaurante. Más abajo te enseñaremos cómo tener un inventario digital y sacarle el máximo provecho para hacer tu restaurante más rentable y eficiente.
Lo siguiente que debes saber es que hay una diferencia entre el inventario de cocina y el inventario de tu restaurante. Y si tienes una franquicia, cómo funciona una franquicia de restaurante. Básicamente el inventario de cocina en excel se limita a la administración de toda la materia prima que la cocina necesita para operar, sin embargo te recomendamos que decidas llevar el control de inventario del restaurante entero. pues la administración de un restaurante exitoso va mucho más allá de la cocina.
¿Cómo llevar el control de inventarios para restaurantes?
Ahora que tienes el concepto claro, podemos ahondar en cómo llevar inventario en restaurante. Para muchos, lo primero en lo que piensan al momento de hacer su primer inventario es en una plantilla para inventario o en un formato de almacen de restaurante. Es importante también que decidas quién realizará el conteo de inventario, y es por esto que te recomendamos leer más sobre el organigrama de una cafetería.
Claro, todo sería más fácil son contaras uno de los mejores programas punto de venta del mercado. En Poster te haremos la vida más fácil con una breve demostración de cómo hacer un inventario de un restaurante en excel, con un ejemplo de un inventario inicial de un restaurante:
Sin embargo, el proceso de control de inventarios para restaurantes va mucho más allá de llenar una plantilla y actualizarla constantemente, por eso te compartiremos los pasos básicos para que realices el inventario de tu restaurante:
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Acondiciona el espacio en tu restaurante para hacer el inventario: Este paso es muy importante ya que un espacio bien iluminado y ordenado te ayudará a realizarlo con mayor comodidad, además de evitar errores de conteo y organización.
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Comienza con un inventario físico: Ya que cuentas con el espacio, comienza con un conteo físico de todos los productos con los que cuentas en tu almacén y regístralos en un formato, idealmente en la plantilla que compartimos contigo.
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Lleva el registro de cualquier movimiento: Este es un paso fundamental, ya que todas las entradas o salidas de materia prima deben registrarse, con el fin de que el inventario se mantenga actualizado. Las entradas son básicamente las compras de nuevos insumos, mientras que las salidas se refieren a la venta o merma de los mismos.
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Define una fecha para el siguiente inventario: El arte de como llevar un inventario en un restaurante está en la frecuencia. Principalmente por dos razones: Un inventario constante te ayudará a adquirir más experiencia y además te permitirá tener una visión actualizada de tu negocio, con qué cuenta y cuáles son sus principales necesidades.
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Digitaliza tu inventario para una mayor eficiencia: En lugar de hacer inventarios mensuales y perder tiempo y esfuerzo en esta actividad, puedes optar por usar un software de gestión para restaurantes. Con este tipo de programas, podrás gestionar tu restaurante desde cualquier computador con acceso a internet, sin importar donde te encuentres.
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¿Cómo funciona el software para restaurantes?
Administrar un restaurante puede significar un desafío agotador: La cocina, los clientes, los empleados, la apariencia de tu local, y por supuesto los inventarios. El almacenamiento y distribución de un restaurante se mantiene en constante movimiento, pero para un software esos desafíos son simplemente ‘‘pan comido’’.
Un software para restaurantes te permite administrar todas las áreas de tu negocio desde tu smartphone, tablet o computador personal. Podrás supervisar desde cualquier lugar del mundo tu caja registradora, tu inventario, finanzas, tu menú e incluso tus estrategias de marketing.
¿Quieres ver exactamente cómo funciona? Dale play a este video y descubre cómo puedes automatizar tu restaurante para dedicarte a lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
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Analiza todos los elementos de tu inventario: Con el software de Poster podrás utilizar diferentes herramientas para gestionar el inventario de tu restaurante, tales como listados de compras, conteos de inventario, mermas, transferencias de existencias y mucho más.
Conteo de inventario: Seguro que cuando leíste que debías hacer un inventario físico cada mes, temblaste de miedo. Con Poster eso no será necesario ya que solo debes registrar el ingreso de la materia prima a tu restaurante, el resto de los cálculos los hace Poster de manera automática.
Historial de compras: Si hay algo de lo que debes cuidar a tu negocio, es de la inflación. Esta herramienta te permite ver si hubo incrementos en el precio de tu materia prima, por lo que podrás elegir mejores proveedores a tiempo y mantener tus costos bajos, haciendo tu restaurante más rentable y eficiente.
Gestionar unidades de compras al mayoreo: Si compras algún producto por paquete, como por ejemplo un six pack de cervezas, Poster calculará automáticamente el costo de manera automática al que debes vender el producto por unidad.
Alertas de compra: Olvidar comprar materia prima es un error garrafal, por eso Poster te enviará alertas y notificaciones automáticas para que nunca te quedes sin los insumos necesarios para el funcionamiento de tu restaurante. El control del almacén de cocina de tu restaurante es vital, por eso te ayudará a no perderlo de vista.
Importar listados de compras: Es normal que muchos negocios usen excel para realizar listas de compras o almacenar facturas de tus proveedores, por eso Poster incluye una función para importar estas listas desde excel y gestionar tus costos de una manera más sencilla y eficiente.
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- Herramientas de contabilidad
¿Por qué es importante llevar un control de inventario?
El control de inventarios es importante en cualquier industria, pero aún más cuando se trata de un restaurante. Un buen control de inventarios puede ahorrarte mucho dinero, mientras que un inventario descontrolado podría llevar tu negocio a la quiebra.
Por ejemplo, el control de inventarios puede evitar que compres mercancía demás y que esta termine caducando o descomponiéndose en tu almacén, generando pérdidas para tu negocio.
También es efectivo cuando se trata de anticiparse a temporadas importantes para tu restaurante. Imagina que tu negocio está ubicado en un destino turístico, lo ideal es que estés preparado para la temporada alta, ya que es probable que recibas muchísimos clientes y para ello debes contar con toda la materia prima.
Llevar un control de inventarios efectivo, te garantiza una mayor rentabilidad. Y esta rentabilidad es fundamental cuando se trata de hacer crecer tu negocio: Seamos honestos, tú no quieres tener un restaurante, quieres una franquicia exitosa que conquiste todo México; y es allí cuando el control de inventarios se hará más importante para tu franquicia, pues te verás en la necesidad de operar múltiples sedes, almacenes e inventarios.
¿Y ahora, cuál es el siguiente paso?
Llegó el momento de que uses papel y lápiz para seguir nuestras recomendaciones y hacer tu negocio más rentable:
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Define cuándo será tu inventario, no importa si estás por abrir o ya abriste tu restaurante
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Evalúa junto a tus empleados y socios la manera más eficiente para llevar un control de inventarios en tu restaurante
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Descubre más artículos en nuestro blog, como este artículo sobre los códigos QR en tu restaurante.
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Comparte con tus socios este artículo y discute la posibilidad de usar un software para restaurantes y automatizar tu negocio para ser más rentable.
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