Sistema de facturación ¿Qué es y cómo funciona?

16 de julio • 8 minutos

Fernanda Lopez

Editor de contenidos con 5 años de experiencia especializado en el sector de la restauración, dedicado a crear contenido valioso para los lectores y clientes de Poster POS, proporcionando información y consejos que les ayuden a mejorar el desempeño de sus negocios.

¿Qué es el sistema de facturación electrónica?Ventajas de utilizar un sistema de facturación ¿Qué sistema de facturación elegir?Recursos Relacionados

Una de las principales responsabilidades de los dueños de negocios es generar facturas que les permitan comprobar de dónde vienen sus ingresos y cumplir con sus obligaciones fiscales, además de que les ayudan a conocer el nivel de liquidez que tienen sus empresas.

En el caso de los negocios con un flujo constante de clientes (como los restaurantes y las tiendas locales) podrían aprovechar un sistema de facturación automatizado para generar dichas facturas sin gastar mucho tiempo en procesos de registro complicados.

Si te gustaría probar una forma diferente de emitir las facturas de tu restaurante, conoce en qué consiste un servicio de facturación en línea, cómo funciona y cómo puedes aprovecharlo al máximo para cumplir con las obligaciones fiscales de tu negocio.

¿Qué es el sistema de facturación electrónica?

Un sistema de facturación en línea es una plataforma digital software cuyas herramientas simplifican el proceso de generar y enviar CFDI 4.0 (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) también conocidos como facturas 4.0.

El nuevo sistema de facturación 4.0 instaurado por el SAT (Servicio de Administración Tributaria) en 2022 sustituye a la versión 3.3 e implementa nuevos campos de llenado obligatorios para generar y presentar facturas, entre los que se encuentran:

Código postal y régimen fiscal del receptor.
Atributo para los casos del sector primario.
Campo adicional para indicar si el CFDI ampara exportaciones.
Dependiendo del concepto de la factura, puede añadirse un atributo para indicar si es objeto o no de impuesto.
El complemento a cuenta de terceros se cambió por un elemento a nivel de concepto.

Este sistema de facturación puede ser aprovechado principalmente por dueños de negocios restauranteros y comerciales, pues les facilita el proceso de emisión de facturas para sus proveedores, cumplir a tiempo con sus obligaciones fiscales y construir relaciones comerciales más fuertes con sus socios y clientes.

Sobre los requisitos que deben cumplir los dueños de negocios para generar un CFDI 4.0, los principales son:

Estar dado de alta en el SAT y tener tu Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
Tener el nombre completo, código postal, régimen y uso fiscal y RFC del receptor de la factura.
Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o servicios que se amparan en la facturación 4.0.
Importe total y valor unitario señalados en número.
Indicar si la prestación se paga en una sola exhibición o parcialmente.
Registrar la forma en que se realizó el pago (efectivo, transferencia bancaria, pago con tarjeta, etc).
Número y fecha en que se emite la factura si es para ventas de primera mano de mercancías de exportación.
Desglose de impuestos a pagar.

Si tú eres el dueño de un negocio y cumples con estos puntos, entonces puedes continuar con el proceso de facturación 4.0, el cual puede variar dependiendo del sistema para generar facturas que escojas, por lo que es recomendable que al contemplar tu opciones consideres contratar el software con el proceso de facturación más ágil.

Ventajas de utilizar un sistema de facturación

Entre los principales beneficios que puedes aprovechar como restaurantero o dueño de un negocio al contratar un servicio de facturación 4.0 están:

Mayor eficiencia en tu administración: Puedes consultar en un mismo lugar las anteriores facturas 4.0 para evaluar el rendimiento de tu negocio o darle seguimiento a tus pagos fijos, aceptar importes elevados y generar facturas con varios conceptos.
Personalización de las facturas: Esta función te permite estipular los tiempos y métodos de pago, de tal forma que se les brinde una mayor flexibilidad a sus clientes.
Optimización en tiempos: Negocios como los restaurantes y cafeterías están en constante movimiento, por lo que es probable que sentarte a generar cada factura consuma mucho tiempo. Con un sistema de facturación en línea puedes acelerar este proceso, realizar los pagos a tiempo y enfocar tu tiempo y energía en atraer más clientes y hacer crecer tu negocio.
Integración de sistemas empresariales: Puedes fusionar tu generador de facturas 4.0 a puntos de venta, sistemas de gestión de inventario, de pago y CRM para mejorar la coordinación entre los departamentos de tu negocio.
Mejor experiencia y relaciones con los clientes: Gracias al sistema de facturación puedes tener una comunicación más clara y profesional sobre las transacciones financieras que se acordaron.
Cumplimiento en tiempo y forma de tus deberes fiscales: La automatización en el proceso de emitir y enviar varias facturas a la vez puede ayudarte a evitar sanciones y multas por pagos atrasados, incluso puedes acceder a saldos a favor al final del año fiscal de ser el caso.
Precisión y reducción de errores: Con un sistema de facturación no es necesario que hagas cada cálculo a mano, el sistema lleva a cabo las estimaciones a partir de los datos que ingresaste para generar las facturas 4.0, lo que reduce considerablemente la cantidad de errores en los recibos.

Si te gustaría disfrutar de estos beneficios integrando un sistema de facturación electrónica, es momento de escoger el software que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto, de tal forma que puedas emitir todos los CFDI 4.0 de tus clientes sin desequilibrar tus finanzas empresariales.

¿Qué sistema de facturación elegir?

Cada negocio tiene sus propias obligaciones fiscales y necesidades al momento de generar facturas electrónicas, por lo que puedes comparar varias opciones de sistemas de facturación 4.0 y conocer los beneficios que ofrece cada uno antes de tomar una decisión según el rubro de tu empresa.

Por ejemplo, si eres un restaurante, vale la pena que además de tener un sistema de facturación cuentes con un punto de venta para restaurantes que agilice la operación de tu negocio, siendo aún mejor si puedes tener ambos dentro de la misma plataforma.

Esta solución te la brinda Poster punto de venta, pues gracias a su integración con Facifact puedes generar y enviar CFDI 4.0 siguiendo estos sencillos pasos:

Ten a la mano tu Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y tu Certificado de Sello Digital (CSD).
Selecciona tu plan de facturación.
Llena el formato de registro con tus datos personales (nombre completo y correo electrónico) y fiscales (dirección, contacto, RFC, razón social y régimen fiscal) para recibir 15 CFDI 4.0 de regalo.
Si necesitas más facturas, puedes contratar un nuevo paquete anual.

Además, con Facifact puedes acceder a beneficios adicionales como:

Asesoría ilimitada.
Acceso gratuito 24/7.
Actualizaciones constantes del sistema de facturación electrónica.
Proveedor Autorizado de Certificación por el SAT.
Usuarios ilimitados.

Finalmente, también puedes contratar más de 120 addendas, información adicional que pueden solicitar algunas empresas para facturarles y complementos, datos extras regulados por un sector gubernamental que solicitan para poder facturar.

Conoce más sobre la integración de Poster POS con Facifact, contacta con un asesor y aprovecha los beneficios de llevar a cabo la facturación 4.0 desde tu punto de venta sin interrumpir tus tareas diarias o procesos largos y complicados.