Reduciendo Costos Fijos y Variables en Restaurantes. Guía para Optimizar Finanzas
24 de febrero • 16 minutos
Cuando decides abrir un restaurante, lo primero en qué piensas es en los costos de apertura, operación, proveedores, renta, pagos de sueldos y, sobre todo, cómo distribuir el dinero destinado al negocio. En otros artículos hemos hablado sobre la importancia de hacer un plan de negocio para restaurantes de manera completa antes de lanzarte a la aventura.
Sin embargo en este artículo hablaremos de cómo reducir costos fijos y variables en un restaurante. Conoce algunos consejos de administración que hemos enlistado para ti y cómo puedes aprovechar un software punto de venta para administrar de forma más óptima las finanzas de tu negocio.
Costos fijos de un restaurante
Seguro ya tienes un concepto definido de que es un costo fijo. Pero no te vendrá para nada mal refrescar tu memoria. Un costo fijo son aquellos «gastos» a los que debe incurrir un restaurante para que este funcione de manera correcta durante su día a día. Estos costos deben ser cubiertos, independientemente del margen de ganancia del restaurante.
Ahora bien, estos costos se dividen en dos categorías que te servirán para clasificar el orden de tus gastos.
Costos directos
Estos costos son aquellos en los que se incurren para que el negocio pueda ofrecer su servicio. Es decir, aquellos costos que permiten al restaurante trabajar. Por ejemplo:
- Materia prima de los ingredientes.
- Pago de meseros y cajeros.
- Renta y gastos de ocupación.
- Servicios como el agua, el gas, la luz, el internet, la renta, etc.
Estos costos son los primeros que debes presupuestar y tener en cuenta a la hora de que hagas tu plan de negocios o tu cierre de caja mensual.
Costos Indirectos
En cambio, estos se definen cómo los costos que no están incluidos de manera concreta para poder generar el servicio. No están relacionados con lo que vendes, debes pagarlos independientemente de tu rubro. Algunos de estos costos son:
- Gastos administrativos y financieros.
- Pagos de impuesto y predial.
- Pagos de gerentes y administradores.
Este tipo de costos, solemos pasarlos por alto hasta que nos toca pagarlos. No dejes que te agarren desprevenido y procura contemplarlos.
Costos variables de un restaurante
Cómo te lo puedes imaginar, son esos costos que dependen del volumen de venta y producción de tu restaurante. Estos costos pueden ser mayores o menores entre sí a través de los meses. Generalmente, estos costos variables están alineados con las temporalidades. Los más frecuentes son:
- Mano de obra extra para casos de eventos.
- En los casos de platillos de temporada o platillos muy demandados, la materia prima para los mismos.
- En temporadas decembrinas, es normal que costos como la luz y el gas se incrementen.
- Costos de desechables, envases para llevar, vasos, bolsas, servilletas.
- Los costos derivados del desgaste del equipo de cocina. Cómo la pérdida de cubiertos, platos, sartenes, etc.
- Mermas de ingredientes usados en platillos.
- En muchos casos, se suele incluir a los ingredientes como parte de este apartado para prevenir el impacto de la inflación.
Hay otros costos variables que pueden surgir, cómo los gastos en publicidad digital si decides lanzar alguna promo de temporada, los pagos de liquidaciones a empleados, etc.
Costos Semi-Fijos y costos Semi-Variables de un restaurante
Seguramente a lo largo del artículo habrás encontrado que hay algunos costos que se repiten. Pues bien, algunos de esos no son del todo fijos ni variables, por eso se les llama semi. ¿Cuáles son?
Los Semifijos tienen un componente básico que no varía con el volumen de ventas ni funcionamiento del restaurante, es decir, debes pagarlos si o si. Un buen ejemplo de ello, son los costos generales de luz, gas y agua. A excepción de ciertas temporadas, en las cuáles su uso se incrementa, siempre pagarás un mínimo de estos servicios.
Los costos Semivariables son aquellos que suelen ser constantes a menos que el volumen de producción del restaurante se eleve. El ejemplo más claro de esto, es la contratación de personal extra para eventos del restaurante.
Importancia del control de costos fijos y variables en un restaurante
Conocer los costos variables y fijos de un restaurante es esencial para los restauranteros porque permite crear un presupuesto anual completamente realista y ajustado a las temporalidades y los eventos especiales. Estar al día con estos conceptos también te permite tener un plan B en caso de imprevistos económicos derivados de la inflación.
En otro canal, tener visibilidad financiera de acuerdo a estos costos también permite:
- Mantener una administración fluida del restaurante.
- Realizar cálculos realistas de margen de ganancia.
- Visibilidad sobre los costos reales de materia prima y su impacto sobre el precio final.
- Hacer predicciones sobre la venta en el restaurante y las utilidades si se basa en temporalidades como vacaciones o diciembre.
En fin, no dejes que los términos contables te abrumen. Conocerlos hará que todo sea fluido y rentable. Además, si no los manejas, ¿cómo podrías hacer un buen costeo de recetas? . Crear un menú con precios adecuados y atractivos para tu público objetivo, es producto de conocer estos conceptos tan importantes.
Cómo implementar controles para gestionar eficientemente los costos de un restaurante
Los ingredientes y la mano de obra son los dos costos más importantes en tu restaurante. En este apartado te explicamos cómo manejarlos de manera eficiente para evitar sorpresas aprovechando el punto de venta para restaurantes de Poster POS:
Planifica tu menú y estandariza tus recetas
Por sentido común, cada uno de tus platillos deben tener receta. Sin embargo, cuando hablamos de estandarizar nos referimos a que los ingredientes y las formas de preparación deben ser las mismas cada vez que se prepara un platillo. Esto nos permitirá conocer el costo real de cada platillo y, por supuesto, nos ayudará a proponer precios reales. Puedes registrar tus recetas y las cantidades de ingredientes y productos que requiere su preparación desde tu plataforma de Poster POS.
Controla el inventario y no lo pierdas de vista
Es vital que hagas un seguimiento de tu inventario: ¿En cuál platillo se gastó cierta cantidad de ingredientes? , ¿Dónde está reflejado el pago a proveedores? , entre otras preguntas importantes. Saber las respuestas es una buena noticia, ya que significa que tienes un control adecuado de tu inventario y evitas inconvenientes como la escacez o exceso de productos e ingredientes.
Ahora bien ¿Cómo lograrlo?. Debes monitorear el stock ideal y el stock real, el producto de esa comparación nos dirá si estás desperdiciando demasiada materia prima. Cualquier variación de más del 5% entre estos dos factores nos dirá que, efectivamente, estamos desperdiciando ingredientes o poniendo porciones demás en nuestros platillos. Un sistema de gestión de inventario te ayudará a llevar este control de manera automatizada y en tiempo real.
Menos rotación de empleados, menos costo
Nunca el adagio «Mantén a tus empleados felices y tendrás un negocio feliz» fue tan cierto. Contratar a un empleado nuevo, entrevistarlo, entrenarlo y ofrecerle un sueldo atractivo de captación eleva considerablemente los costos. Y más en una industria como la restaurantera en donde la tasa de rotación es hasta de un 75%. ¿Qué deberías hacer para retenerlos?. Puedes empezar por generar una atmósfera armónica de trabajo, pensar en planes de crecimiento y darles horarios flexibles para que no se vayan.
Informes detallados de los aspectos importantes de tu restaurante
Tener un control detallado, diario y semanal de las finanzas de tu restaurante te permitirá identificar fácilmente las fugas de ingresos en tu negocio. Además, podrás saber cuánto te están costando los productos de forma real y si hay una desavenencia entre el egreso en caja y el real. Además, es una excelente manera de descubrir si hay robos o pérdidas de dinero.
Aprende a prevenir los hurtos y robos hormiga en tu restaurante
La ausencia de automatización de ciertos procesos como el conteo de inventario y los informes de ventas, es un área de oportunidad para la generación de robos. Además, se estima que el robo hormiga representa pérdidas de hasta $1000 millones de MXN al año en México. La mejor manera de prevenirlo es asignar permisos exclusivos para ciertos empleados que se encarguen de llevar los controles.
Automatiza tus procesos
Deja atrás los procesos manuales. Y más en actividades tan sensibles como la toma de comandas, conteo de inventario y cierres de caja. ¿Sabes por qué? Porque estos procesos son muy susceptibles a errores manuales lo que se traduce en pérdidas de dinero y más gastos. Muchos restaurantes apuestan a invertir en Puntos de Venta que los ayuden a automatizar sus procesos de forma eficiente y en poco tiempo. Súbete al barco de la automatización y empieza a autorizar.
Estos son los principales controles que tienes que considerar para manejar de manera eficiente tu restaurante. Sin dudas hay más, pero con que tengas visibilidad de estos, estás listo para empezar. Seguro te preguntarás si existe una herramienta que pueda llevar todos estos controles por ti, y si la hay.
Se llaman Puntos de venta, qué entre otras cosas pueden:
- Automatizar el control de inventario.
- Digitalizar la toma de comandas.
- Realizar informes y procesos contables en tiempo real.
- Estandarizar recetas.
- Y más.
Así que toma las riendas de tu negocio hoy mismo con una de estas intuitivas herramientas.
Cómo prevenir las pérdidas originadas por el desperdicio de alimentos
Un importante aspecto de la reducción de los costos variables es la prevención de pérdidas a causa del desperdicio de alimentos. Parece tan fácil como reducir la merma, sin embargo, hay formas de prevenirla más allá de sólo comprar lo justo. Aquí unos tips.
Evitar compras impulsivas y excesivas
Debes ajustarte al presupuesto que hayas puesto en tu tabla de costos. No compres demás y menos porque crees que el precio es bueno con un proveedor. Mejor compra justo lo que necesites y utilizalo.
Rota tus ingredientes con frecuencia
Lo primero que entra, debe ser lo primero que sale. Esto garantiza que las existencias más viejas, sean las primeras en usarse. Previniendo así la merma de ingredientes.
Almacena tus ingredientes de manera adecuada
Asegúrate que tus refrigeradores y alacenas funcionen correctamente. No tienes idea de la cantidad de alimento que se pierde cuando el refrigerador no tiene una temperatura bien controlada.
Etiqueta tus insumos
Etiqueta tus existencias correctamente. No sabes la cantidad de compras por duplicado que puedes llegar a hacer si no identificas tus productos con gramaje, nombres, fecha de compra y caducidad. Eso te permitirá saber qué tienes y cuanto tienes.
Capacita a tus cocineros y personal de cocina
Dentro de esta capacitación deben entrar: Preparar guarniciones alternativas como ensaladas, vegetales al vapor o asados, puré de papas y otras que permitan usar una amplia variedad de ingredientes vegetales que previenen la merma. Se ha demostrado que, una mala preparación de los alimentos contribuye al 45% del desperdicio de comida. Mejor procura que tu personal se apegue a la receta estandarizada.
Por otro lado, el personal de sala debe ser cuidadoso con la toma de comandas para evitar devoluciones. Los software para tomas de comandas pueden facilitar esta tarea de una manera que ni te imaginas.
Cómo puedes leer, hay muchas maneras de evitar el desperdicio de comida. Sigue estos consejos para que tus costos variables sean cada vez más medibles. ¡No te vayas!. Aún tenemos información para ti. ¿Quieres reducir los costos de preparación de tus platillos sin bajar su calidad?. ¡Te lo decimos!
Cómo evitar comprometer la calidad de tus platillos al reducir costos
Seguro que a estas alturas, ya estás pensando en bajar esos números. Pues bien, hay una manera de hacerlo sin tener que bajar la calidad. Y aquí te lo explicamos de manera sencilla.
Usa platillos de temporada.
Es bien sabido que los ingredientes de temporada son más económicos que aquellos que no. Siendo así, ofrece platillos que le saquen el máximo provecho de estos ingredientes. ¿Ejemplo? ¡Muchos! : Crema de calabaza, de jitomate, salsa de calabacitas, hay muchas opciones. Deja que la imaginación (y tu bolsillo) lo decidan.
Además, considera programar un menú con código QR con tus platillos de temporada y que tus clientes puedan consultar al momento o antes de llegar a tu restaurante. Esta función es bastante cómoda, especialmente para los comensales apurados que tienen el tiempo exacto para pedir y recoger su comida, además de que reducirás el costo de la imprenta de menús físicos.
Controla las porciones de los platillos.
Hemos hablado mucho de la estandarización de recetas y lo hacemos porque es importante. Usar cucharas medidoras, bolsas con gramajes etiquetados, un emplatado correcto, es vital para que puedas ofrecer la misma calidad con solo unos gramos menos. Además, como lo hemos platicado antes, puedes ayudarte de un software punto de venta para esto.
Negocia con tus proveedores.
No eres el único que necesita vender más. Seguramente tienes en tu agenda una importante cartera de proveedores. Compara los precios entre cada uno y negocia mejores ofertas. Puede ser un ganar-ganar si te comprometes a comprar una cantidad determinada si ellos te hacen un buen precio sobre el ingrediente. Lo que nos lleva al siguiente punto.
Reinventa tu menú.
Crea un menú o más platillos que no necesiten ingredientes demasiados costosos, cuyo gramaje puedas controlar mejor. En este apartado, entran las ensaladas y los guisados. Aprovecha los productos de temporada, los sobrantes y los ingredientes que tienen poca salida para crear platillos innovadores y que te saquen de tu zona de confort.
Además, con la función A/B del programa punto de venta gratis puedes conocer cuáles son tus platillos best seller, es decir, los que su costo de producción es menor al de su rentabilidad, por lo que le brindan mayores ganancias a tu restaurante. También podrás consultar qué platillos no están teniendo el rendimiento esperado, lo que te permitirá hacer las modificaciones necesarias a tu menú para aumentar la rentabilidad de tu restaurante.
Ahora ya sabes que existen alternativas geniales para bajar los costos de preparación de tus platillos. No esperes más y empieza a implementarlos. Por cierto, seguro ya estás pensando en cómo dar a conocer estos nuevos platillos. Te lo explicamos más abajo.
Cómo impactan las redes sociales en los costos y ventas de un restaurante
Las RRSS impactan, tanto de manera positiva como negativa en la actividad restaurantera. La mayoría de nosotros vemos las ventajas y aquí te las enumeramos.
Ventajas:
- Presencia en línea. Tus clientes pueden encontrarte más fácilmente.
- Toma de pedidos por apps. Incrementa tus ventas.
- Gratis y simples.
- Aumenta la experiencia del comensal, con la posibilidad de tomar fotos de tus platillos y dejar reseñas que aumente el alcance de tu publicidad.
Desventajas:
- Una mala reseña puede comprometer tu volumen de ventas.
- Las reseñas negativas pueden dejar en entredicho la reputación de tu negocio.
Ahora bien, con este panorama más que claro, llegamos la conclusión: Tú reputación en redes sociales es capaz de incrementar o disminuir tus ventas y, por ende, hacer variar los costos. Lo mejor, es que sepas usar bien tus redes sociales y empieces a construir una buena reputación, ofreciendo a tus clientes la posibilidad de dejar reseñas antes de que abandonen el restaurante, ofreciendo un porcentaje de descuento.
A lo largo de este artículo no hemos dejado de mencionar que lo mejor de tener un restaurante operativo, es automatizarlo. Para eso tienes a los Puntos de Venta, que te apoyan en el costeo de recetas, el inventario, las tomas de comandas, y hasta en los planes de marketing. No dejes que los costos fijos y variables de un restaurante puedan más que tus ganas de triunfar.
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