Cómo tener un restaurante automatizado

El futuro nos alcanzó. Lo que antes veíamos cómo un horizonte inalcanzable, ahora es una realidad palpable: la industria de la comida se está automatizando. La automatización de restaurantes no está ligada a la robótica (por ahora) está más relacionada a las herramientas de software y hardware utilizadas para optimizar los procesos de los restaurantes y mejorar la experiencia del comensal. Actualmente el 74% de los restauranteros opinan que la automatización de restaurantes ahorra tiempo.

La automatización en restaurantes no solo garantizan una administración eficiente también garantizan el ahorro de uno de los capitales más importantes de todo restaurantero: el tiempo. Sigue leyendo y te diremos todo lo que necesitas saber sobre automatización. 

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¿Qué es la automatización de restaurantes?

Para adentrarnos en este tema, es importante definir el término automatización. La automatización se define como el proceso de convertir una tarea o proceso que necesita de mano de obra humana, en un proceso ágil y eficiente que puedes controlar de manera remota. 

En el caso de la automatización de restaurantes, los procesos que son más rápidos y fáciles de automatizar son las comandas. También las tomas de pedido para delivery, los cobros, los inventarios, e incluso la Inteligencia Artificial, pueden ser muy útiles si quieres sustituir operaciones más complejas como automatizar el servicio de mesas e incluso, la cocina.

Por otro lado, es importante mencionar que un proceso de automatización no es mas que los pasos a seguir para automatizar un restaurante. Sustituyendo los procesos manuales por máquinas o softwares. Lo mejor de la automatización es que previenes los errores más comunes que existen en los restaurantes.

Siendo así, los pasos a seguir son:

• Investiga cuales son los procesos que se pueden automatizar. Prestando atención a aquellos que ralentizan las operaciones.

• Identifica las tareas que necesitas automatizar o desechar. Lo importante es eficientar.

• Prepara el proyecto de automatización del restaurante. 

• Contrata las soluciones tecnológicas que necesites.

Si tienes estos pasos en mente, la automatización de tu restaurante es casi un hecho.

Ventajas y desventajas de automatizar un restaurante

Según varios estudios, un restaurante automatizado es capaz de ofrecer una experiencia de servicio más rápida al comensal. También se ha demostrado que reduce los costos y tiempos de servicios.  Sin embargo, es importante que tengas el panorama claro, por eso aquí enumeramos las ventajas y desventajas de la automatización en restaurantes.

Beneficios de la automatización:

• Reducción de tiempo en la ejecución de procesos: sobre todo cuando se trata de las finanzas, un sistema de automatización garantiza que procesos tan imprescindibles como el corte de caja, la facturación o la contabilidad de un restaurante se hagan de manera más rápida.

• Reducción de costos: un chef que utilice un software que lo ayude en el control de recetas y los gramajes, es un chef que tendrá la producción bajo control y evitará las mermas lo más posible. Una cocina automatizada es un ahorro de dinero a largo plazo.

• Incrementa el retorno de la inversión: cuando ahorras tiempos y costos, la inversión inicial se recupera más rápidamente. Además, si tienes unas recetas bien estandarizadas se puede prevenir el cambio en el sabor de los alimentos y así asegurar que los clientes regresen por el mismo sabor de siempre. Ni hablar de las comandas bien organizadas y a tiempo en la cocina.

• Optimización del staff: podrás contratar únicamente al personal que necesites para los procesos cuya automatización no sean posibles. Ahorrando así, costos de personal.

Como no todo puede ser miel sobre hojuelas, la automatización también tiene sus desventajas:

• Poca comunicación entre el restaurante y el comensal: la realidad es que nada reemplaza la conexión humana y si tus comensales sólo pueden dirigirse al restaurante a través de una app o una IA, sin duda el impacto en el cliente será lo suficientemente fuerte como para buscar otras opciones.

• Hay problemas que la automatización no puede resolver: definitivamente hay detalles que no pueden ser resueltos por la automatización. Problemas complejos, cambios en la receta, devoluciones de platillos por mal sabor, etc. En estos casos, la presencia de un gerente es fundamental. Y, en ese sentido, hay escenarios en donde la automatización se ve muy limitada.

• A veces la automatización puede ser costosa: si bien automatizar un restaurante es una inversión a largo plazo, la implementación suele ser costosa. Y queda de parte del dueño del restaurante analizar cuál proceso es rentable automatizar y de cuánto será la inversión. 

Proceso de automatización de un restaurante

El primer paso para saber si tu restaurante necesita ser automatizado es identificar cuales áreas de producción, administración o recolección de información pueden ser automatizadas y decidir la implementación. Te explicaremos cuáles son las áreas o funcionalidades más propensas a ser automatizadas.

• Análisis del comportamiento de un comensal en un restaurante: si llevas un control automatizado de los platillos más consumidos a ciertas horas del día y si logras categorizar esta información, podrás saber cuales son los platillos más consumidos a lo largo del día y hacer cambios en el menú en función de eso.

• Implementación del autoservicio: el código qr para menús o toma de pedidos, kioskos de autoservicio, delivery, reservaciones vía app. Son sólo unas de las muchas soluciones implementadas después de la pandemia que permiten que el contacto cero siga vigente. Y claro, son automatizaciones que puedes ejecutar en tu restaurante siempre que las consideres necesarias.

• Manejo de personal: los propietarios actuales saben que el “menos es más” es importante. La pandemia dejó una economía frágil cuya recuperación tomará años. Por eso la optimización de los horarios de trabajo de tu personal y la adaptación del menú, podrán ayudar a reducir las horas laborables de tu equipo. Si bien esto no es milagroso, es una buena manera de determinar el número de personal que realmente necesitas.

• Manejo del inventario: hasta hace unos pocos años, el control de inventario era un proceso manual y desgastante. Y más aún, si el restaurante era grande y dependía de una gran cantidad de proveedores. En este sentido, aquí la automatización de restaurantes cobra más importancia que nunca. Existen en el mercado softwares punto de venta que automatizan la cantidad de inventario que queda, gestionan la relación precio-valor de los proveedores, pueden contabilizar el costo y lo que se le gana a cada ingrediente de acuerdo a su cantidad (gramaje o litro). Lo cuál es ideal para saber cuánto se está invirtiendo en inventario y cuánto se está perdiendo por mermas. 

• Análisis financiero del restaurante: saber cuánto se vende en el día está muy bien, pero sacar un reporte anual de las ganancias está mucho mejor. Y automatizar este proceso es fundamental para saber cómo le fue a tu restaurante durante un año o toda su vida. No sólo eso, hay softwares que te ayudan a determinar la cantidad de pedidos que recibes por diferentes canales, el gasto promedio por mesa, cuántas personas visitan tu restaurante por día, etc. Esta información te permite crear estrategias para aumentar tus ingresos y tu presencia desde el marketing. Además, es muy difícil saber esta información de manera manual sin la asistencia de un software.

• Automatización de la cocina: en la cocina se realizan muchas actividades que pueden ser cubiertas por máquinas y herramientas configurables por tiempo y uso. Automatizar la cocina, reduce la cantidad de fuerza de trabajo humana tanto en la preparación de los alimentos como en la preparación de algunos ingredientes precocinados.

Cómo automatizar un restaurante

Ahora sí, es hora de saber cómo podemos automatizar un restaurante. En la primera parte de este artículo, hemos visto cómo automatizar un restaurante de manera muy superficial. En este apartado vamos a profundizar más en este tema. 

Analiza los procesos de tu restaurante y selecciona aquellos que puedan ser automatizados

Tómate un tiempo para analizar lo que necesitas cambiar. ¿Cuáles son los procesos más lentos?, ¿Se pueden optimizar?, Si es así ¿Cómo?. Una vez más, poniendo especial cuidado en cuáles son las áreas “problemáticas” (comandas, inventario, menú, etc) que necesitas optimizar con urgencia. En esta fase descubrirás cuáles tareas son inútiles o poco eficientes y cuáles necesitan un control constante. De esa manera podrás identificar cuál podría ser automatizada o descartada.

Una vez identificadas estas áreas, es cuando empezarás a preparar tu proyecto de automatización. Debes empezar por orden de importancia: las tareas más urgentes deben ser automatizadas de inmediato y aquellas actividades que puedan esperar, deberás colocarla un poco más abajo de tu lista pero nunca perderlas de vista. Hay que considerar que la automatización es un proceso que amerita entrenamiento, por eso debes tomar en cuenta las curvas de aprendizaje de este proceso.

Analiza los procesos de tu restaurante antes y después de la automatización

Es importante observar cuáles procesos han mejorado y cuáles no después de la automatización. Tal vez descubras que algunos procesos se han eficientado o, por el contrario, se han ralentizado. Esto es fundamental para saber si seguirás adelante con el resto de las áreas. Además, si te has puesto objetivos para la automatización, en esta fase sabrás si algunos se están alcanzando o no. La observación es la clave.

Elige el mejor software para automatizar

En el mercado hay muchas opciones de softwares punto de venta para optimizar costes, ganancias, inventarios, horarios de turnos, etc. Tanto si tienes un bar, si precisas un software punto de venta para tu cafetería, o incluso si necesitas trabajar con una E-Wallet.   Lo genial de estas herramientas es que puedes hacer la experiencia del comensal mucho más enriquecedora. Es importante que la elección que hagas sea acorde con tus necesidades. 

Preparar a tu equipo para la automatización

Es importante que el equipo del restaurante se sienta involucrado en este cambio. Por eso prepara a tu personal, proveedores y administradores para asignarles un rol dentro del proceso de automatización. De esa manera, el proceso será más fácil para todos y sobre todo, para ti.

Analiza los resultados del proceso de automatización

Es importante hacer un seguimiento del proceso de automatización y medir resultados. Especialmente porque muchos softwares son de suscripción mensual y si uno de ellos no es funcional, es mejor ahorrar gastos y descartar. Así como eficientar aún más los procesos que sí han dado resultados con la automatización.

Beneficios de Poster, punto de venta para restaurantes 

Poster software punto de venta es fácil de usar y ha demostrado ser ideal para automatizar negocios de comida y cualquier otro negocio pequeño que necesite optimizar sus procesos. Desde conteo de inventario hasta reportes de ventas. Poster tiene todo lo necesario para ahorrar costos e incrementar ganancias. Te describiremos cada beneficio que tiene contar con Poster en tu restaurante.

• Terminal punto de venta

En la terminal punto de venta podrás tener un control eficiente de tu menú y con solo hacer clic en el platillo, podrás comandar la orden directamente a cocina. Podrás ver las mesas y las órdenes de cada una, así como monitorear la entrada y salida de los colaboradores, los turnos de caja, las mesas abiertas, reservar mesas y todo desde la comodidad de una tableta.

• Terminal móvil

Con la terminal de punto de venta para celulares, tu mesero podrá mandar órdenes directamente a cocina desde su teléfono celular, para así atender más rápidamente a los comensales y mejorar su experiencia dentro de tu restaurante.

• Control de inventarios

Con Poster puedes actualizar tu inventario en tiempo real, a medida que los productos estén siendo descontados del mismo. Puedes hacer transferencias entre almacenes y refrigeradores, listados de compras, lo que vale cada elemento de tu inventario y control de mermas. Mejor imposible.

• Controla tus planes de marketing

Puedes crear una base de datos para tus clientes más fieles y así programar descuentos o planes de lealtad especialmente para ellos. También podrás diseñar tu propio programa de lealtad con las muchas herramientas que ofrece el sistema punto de venta restaurante para hacerlo posible. Por si fuero poco, cada vez que alguno de tus clientes sume saldo a su favor, podrás avisarle al mismo sobre su saldo a favor vía mensaje de texto.

• Los reportes que necesites al alcance de tu mano

Dale acceso a las personas que necesiten ver tus reportes, tales como contadores, gerentes, administradores y así tener un control transparente. Podrás consultar tus reportes de venta o inventario desde cualquier parte del mundo desde tu celular con la garantía de que tus datos estarán cifrados y protegidos todo el tiempo.

• Crea y analiza tu menú

Crea tu menú por categoría de productos: bebidas, platos fuertes, desayunos, postres, etc. Podrás tener un control exacto del margen de ganancia de cada platillo, cuál platillo se vende más y en cuál época del año. También podrás dar de alta alimentos o bebidas no preparadas por tu restaurante. 

• Reportes claros de tus transacciones

Controla los gastos fijos y ocasionales de tu negocio de manera automática. Sólo da de alta tus gastos fijos y una vez que los pagues, el monto se descontará del sistema. Podrás ver el saldo real vs. el saldo del sistema y si hay diferencias, Poster te va notificar. Por si fuera poco,  Poster te va a presentar todos los balances de ingresos y egresos así como calcular tus ganancias de forma automática.

¿Cuánto cuesta automatizar un restaurante?

Los precios pueden variar dependiendo de cuanto decidas automatizar. Si quieres automatizar las operaciones de tu restaurante, podemos darte los precios de Poster punto de venta. En ese sentido, Poster es un plan de suscripción mensual que te garantiza soporte y una atención personalizada desde el primer día.

Poster también ofrece  kits con tabletas Android o  Apple e impresoras compatibles con nuestro sistema. Si deseas explorar los precios con más profundidad, te dejamos este enlace.

La automatización de restaurantes no debe ser una labor titánica pero sí debe ser llevada a cabo con cuidado para perseguir los objetivos deseados. Si tomaste la decisión, sigue los pasos correctamente y será cuestión de tiempo para que tengas un negocio automatizado y con ganancias.

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