Cómo gestionar la caja de tu restaurante

8 de abril, 2021 • 10 minutos

Samuel Nóvoa

Especialista en Marketing de Contenidos para Poster, centrado en crear contenido relevante para el sector gastrónomico, ayudando a negocios de toda escala a mejorar sus estrategias de fidelización y a desarrollar su imagen de marca.

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El flujo de caja de tu negocio es adecuado cuando la cantidad de dinero diario que entra es mayor a la que sale. No todo el dinero debe estar representado por ganancias esperadas o por deudas con terceros. El flujo de caja de tu negocio es una parte fundamental de la administración de restaurante.

Es importante que haya dinero contante y sonante en tus cuentas para estar bien preparado ante situaciones inesperadas. Aquí unos consejos para mantener las cuentas de tu negocio al día y, así, el flujo de caja en buenas condiciones. Si bien debes continuar con tus estrategias para incrementar ventas, es muy importante que no pierdas de vista tu dinero en efectivo.

¿Por qué es importante controlar el flujo de efectivo?

Sólo en el Reino Unido, uno de cada 10 adultos ha dejado de utilizar el dinero en efectivo, por lo que se podría pensar que las cajas registradoras son una reliquia.

Pero no es así. Para muchos de nosotros, el dinero en efectivo todavía es rey. Un estudio de 2018 reveló que el 83% de los consumidores estadounidenses echaría de menos el efectivo si desapareciera para siempre.

Por lo tanto, el dinero en efectivo seguirá entrando en su negocio de hostelería a un ritmo bastante antiguo durante un tiempo y, a pesar de ello, la aparición de nuevos métodos de pago como Apple Pay significa que equilibrar el cajón de efectivo es ahora más importante que nunca.

Tienes que contabilizar todo el efectivo que entra en tu negocio, independientemente de cómo lo hagas. Así te aseguras de que todos los beneficios que generas se contabilizan correctamente y le das a tu negocio una imagen financiera mucho más clara. Si ves que falta efectivo, será uno de las primeras cuestiones que debes abordar a la hora de identificar problemas en tu restaurante.

Incluso le ayudará a prever y planificar los inevitables picos y caídas que experimentará su negocio.

¿Qué representa tu efectivo en caja?

El flujo de caja es el dinero contante y sonante en tus cuentas después de restar a tus ingresos lo que has pagado en gastos fijos. Es decir, es el dinero con el que cubres los gastos del día a día, y en esta ecuación diaria, la idea es que siempre entre más de lo que sale.

Pero mantener dinero en tu caja y en tus cuentas requiere planificación para estar preparado ante cualquier evento o circunstancia que suceda inesperadamente. Por eso, seguir esta serie de recomendaciones que te daremos para prevenir problemas a tiempo, te permitirá ahorrar dinero y mantener tu flujo de caja estable.

El arqueo o cierre de caja es un método contable que se realiza al final de una jornada de ventas, para conocer si el efectivo, más otros comprobantes de pago físicos, coinciden con los valores reportados de ventas en caja.

Proteger el efectivo de tu punto de venta gratis o caja, considerando que el dinero está constantemente expuesto al público, con la consecuente facilidad para su pérdida, robo, fraude o simplemente descuido en su contabilización, se ha convertido en un factor de suma importancia en todos los negocios.

También puede ocurrir que se tome dinero de la caja para hacer compras a proveedores, pagar cuentas de luz, agua, etc., o para otros gastos del negocio como nómina, transportes, u otras compras internas ocasionales.

En conclusión, una correcta contabilización de todas nuestras transacciones comerciales, reflejadas en el arqueo de caja diario, nos llevará a tener unas ventas y utilidades precisas, evitando muchos problemas con los cajeros y clientes, por robos, fraudes, pérdidas o descuidos con el dinero recibido por las ventas.

Es muy común que, incluso manteniendo todo bajo control, sucedan descuidos de ese tipo. Por eso contar con una solución como un software punto de venta es crucial para saber de manera precisa y automática, cuanto dinero tenemos en caja.

¿Qué información debemos controlar?

Primero, es importante controlar lo que tenemos en la caja al abrir el restaurante. Dinero inicial en caja, que es la cantidad de euros que arrastramos de las semanas anteriores. También es importante controlar las entradas de caja, que son fruto de los ingresos, pagos con tarjeta, etc.

Y finalmente, deberás estar atento a las salidas de caja: generadas por el coste de los productos vendidos (comida, bebidas…), los gastos de personal, otros gastos derivados de la gestión diaria del negocio, y los pagos a proveedores.

Antes de entrar en el proceso, aquí hay tres cosas de vital importancia que deberá tener en cuenta cada vez que haga el balance de sus cajas.

Ten siempre una persona por cajón

Puede ser tentador recortar gastos y tener un solo cajón para todos, pero realmente recomendamos invertir en tantos como personal tenga en servicio en un momento dado. Cuantas más personas tengan acceso al mismo cajón, más repartirás la responsabilidad de lo que ocurre en él.

Empieza el día contando el dinero en efectivo

Es fácil suponer que cuadrar un cajón de efectivo es algo que sólo debe hacerse al final del día. No es así. Asegúrate de empezar cada día contando lo que hay en la caja. Así te aseguras de mantener una cantidad constante y suficiente de efectivo base en tu caja registradora para satisfacer la demanda y facilitar el proceso de balance al final del día.

Deposite el efectivo a lo largo de los turnos

Una caja registradora ordenada es una caja registradora sana. Durante los periodos más lentos, asegúrese de depositar el efectivo, contar el efectivo presente y eliminar la diferencia del recuento de la mañana. Hazlo de dos en dos para asegurarte de que hay dos pares de ojos en cada depósito y recuento. Convierte esto en un hábito y tu balance debería ser mucho más fácil de realizar.

Haz un buen cierre de caja con Poster POS

Seguramente eres de los dueños que quieren tener las cuentas claras y el dinero en mano. El problema del conteo manual, es lo fácil que es equivocarse y generar confusiones a la hora de elaborar los cortes del día. Por eso, el software punto de venta Poster POS ha desarrollado un módulo para que puedas abrir y cerrar caja con precisión.

Con los turnos de caja de Poster puedes dejar dinero por diferentes motivos, y al inicio del siguiente turno, el encargado deberá poner la misma cifra que se dejó en la caja para que no haya discordancias.
Durante el turno de caja, el sistema te avisará si existe discrepancia entre lo registrado en el sistema en cuanto a inventario y el ingreso de dinero.
Además, podrás saber cuanto vendió cada uno de tus meseros al finalizar el turno. Otras acciones que puedes llevar a cabo con tu software punto de venta Poster POS es programar un menú digital, consultar tus platillos más populares, tomar tus comandas, entre otros.

Y esto es solo la punta del iceberg de lo que puede hacer Poster. Recuerda que puedes probar esta herramienta durante 15 días de manera gratuita.

No olvides la entrega de efectivo

La entrega de efectivo se produce cuando un miembro del personal superior retira y deposita manualmente el efectivo en el cajón. Esto le ayudará a seguir el ritmo de las transacciones de los clientes y a garantizar que se mantenga el nivel básico de efectivo (véase el paso 1).

La frecuencia y el momento de estas retiradas depende de usted, pero es lógico hacerlo cuando el comercio desciende un poco para evitar que se interrumpa el servicio.

Cuando se produzca una entrega de efectivo, asegúrese de que el empleado que la ha realizado quede registrado junto con la hora, la fecha y el importe de la entrega. Pida al cajero que firme la transacción para asegurarse de que queda registrada la responsabilidad de trabajar con el nuevo saldo.

Es muy recomendable hacer un balance de caja después de cada turno. No se trata de una norma rígida ni mucho menos, y algunos negocios lo harán con menos frecuencia, pero se recomienda encarecidamente una comprobación diaria, por varias razones. La razón más importante es el hecho de que se pueden hacer correcciones más fácilmente si algo no cuadra.

Y si quieres evitar otros tipos de pérdidas en tu restaurante, te recomendamos que le eches un vistazo a este artículo sobre cómo evitar mermas en un restaurante.

Corregir algo que ha ocurrido hace una semana es mucho más complejo y tedioso porque hay que incluir y comprobar cada día saltado, individualmente, para encontrar el error. Hacer un balance diario reduce en gran medida la molestia de buscar discrepancias concretas.

Y no te olvides de echarle un vistazo a nuestro POS para restaurantes.