¿Qué son las facturas electrónicas y cómo funcionan?

17 de julio • 9 minutos

Fernanda Lopez

Editor de contenidos con 5 años de experiencia especializado en el sector de la restauración, dedicado a crear contenido valioso para los lectores y clientes de Poster POS, proporcionando información y consejos que les ayuden a mejorar el desempeño de sus negocios.

¿Qué es la facturación electrónica?¿Qué es la DIAN?Beneficios de emitir una factura electrónica ¿Qué requisitos necesitas para facturar en línea?¿Cómo emitir una factura electrónica?Recursos Relacionados

En Colombia, todos los negocios y personas que cumplan con lo mencionado en la Resolución 42 de 2020 deben generar facturas electrónicas para comprobar sus ingresos y cumplir con sus obligaciones fiscales ante la DIAN.

Conoce a continuación en qué consiste este formato nuevo para emitir formatos y cuál es la función de la entidad que las recibe y emite para que puedas cumplir en tiempo y forma con tus pagos tributarios.

¿Qué es la facturación electrónica?

Se trata de una modalidad en la que las personas pueden emitir y recibir facturas digitales que tienen la misma validez que las físicas. Se pueden generar, enviar y recibir de forma manual, aunque también existen sistemas de facturación que automatizan y aceleran los procesos, siendo esta una ventaja para los negocios que deben generar facturas electrónicas con regularidad.

De acuerdo con la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), en Colombia las personas que tienen la obligación de expedir facturas de venta y pueden optar por la opción electrónica son:

Personas jurídicas.
Responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y el Impuesto Nacional al consumo (INC).
Personas naturales cuyos ingresos brutos superan las 3,500 Unidades de Valor Tributario (UVT), lo que equivale aproximadamente a $164.727.500 pesos colombianos.
Personas dentro de los requisitos del artículo 437 del Estatuto tributario.
Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE).
Comerciantes, importadores, tipógrafos y litógrafos.
Personas y entidades que ejerzan profesiones liberales, prestan servicios inherentes a éstas o enajenen bienes agrícolas y ganaderos.

Adicionalmente, además de conocer qué son las facturas electrónicas, vale la pena saber también qué es el sistema tributario de la DIAN, qué regula y cuál es su función, pues tener esta información puede ayudarte a comprender la importancia de expedir facturas electrónicas de venta.

¿Qué es la DIAN?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es la organización nacional en Colombia encargada de supervisar y gestionar tanto los impuestos como la actividad aduanera del país.

La DIAN está adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y entre sus principales funciones se encuentran:

Recaudación de impuestos: La recolección incluye impuestos como el IVA e ISR tanto de personas naturales como de empresas. Procura consultar el calendario de la DIAN 2024 para que estés al tanto de los deberes fiscales que te corresponde cumplir y la fecha límite para realizar los pagos.
Control de aduanas: Regula el comercio internacional revisando las mercancías que entran y salen de Colombia, recaudando aranceles y previniendo el contrabando.
Orientación: Brinda asesoría a los contribuyentes sobre las regulaciones fiscales y aduaneras con el objetivo de facilitar sus obligaciones tributarias.
Aplicación de sanciones: Esto solo aplica para quienes no cumplen con el reglamento fiscal o aduanero.
Fiscalización: La Dirección realiza auditorías para garantizar la precisión y autenticidad de las declaraciones presentadas por los contribuyentes. De hecho, puedes verificar facturas electrónicas a través del portal de la DIAN.
Desarrollo de políticas fiscales: Su principal objetivo es mejorar la eficiencia de la recaudación de impuestos y promover la equidad en sus porcentajes.
Prevención de evasión fiscal: La DIAN diseña estrategias para detectar y prevenir las evasiones fiscales, de tal forma que todos los ciudadanos y empresas puedan cumplir con el pago de impuestos de manera justa y equitativa.

Además, la DIAN también se encarga de motivar a los contribuyentes a cumplir con sus obligaciones fiscales, pues la Dirección tiene la tarea de administrar y destinar los ingresos recaudados a programas sociales, servicios públicos, infraestructura y otros proyectos que impulsen el desarrollo económico y crecimiento del Estado.

Beneficios de emitir una factura electrónica

Existen muchas razones por las que los contadores y contribuyentes optan for generar sus facturas en línea, siendo las siguientes algunas de ellas:

Optimizas tus tiempos

Al registrar, emitir y enviar facturas a través de un software, tu contador o tú pueden automatizar todo el proceso de facturación, lo que te permite generar varios recibos a la vez desde cualquier lugar mientras tengas conexión a internet.

Disminuyen los errores

Automatizar la generación de facturas reduce la posibilidad de cometer errores al registrar los datos de los receptores o enviarlas.

Consultas

Esta modalidad te permite consultar en la DIAN y/o tu propia base de datos cada factura electrónica de venta que hayas emitido para realizar auditorías y comprobar que todo esté en orden.

Cumples a tiempo con tus obligaciones fiscales

Agilizar tu proceso de facturación con un software puede ayudarte a marcar las fechas del calendario DIAN 2024 para pagar a tiempo tus impuestos y evitar sanciones o multas por cargos atrasados.

Ahorro de costos

Con las facturas electrónicas evitas el gasto constante de papel, tinta e impresiones para tenerlas y entregarlas de forma física, por lo que ese dinero puedes invertirlo en mejorar aspectos de tu negocio, como las instalaciones, la atención a cliente o introducir un nuevo producto a tu catálogo,

Aumentas la seguridad de los datos fiscales

La facturación electrónica en Colombia evita que se pueda suplantar o manipular la información de los recibos gracias a que incluye elementos de seguridad en su formato como un código QR y una firma digital.

¿Qué requisitos necesitas para facturar en línea?

Las personas que quieran generar una factura electrónica deben cumplir con los siguientes requisitos para poder expedirlas:

Tener un proveedor tecnológico de facturas o en su defecto un software propio.
Estar registrados ante la DIAN.
Contar con el nombre o razón social, número de cédula o NIT (Número de identificación Tributaria) y correo electrónico del receptor de la factura electrónica de venta.

Sin embargo, no todas las personas jurídicas o naturales están obligadas a expedir facturas en Colombia, los casos exentos de hacerlo son:

Bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento.
Personas naturales no responsables de IVA o impuesto al consumo.

En caso de que tengas a tu cargo un negocio y sí te corresponda generar facturas electrónicas, una opción que tienes es contratar un sistema de facturación que te permita automatizar y agilizar el proceso de generación, registro y entrega de recibos.

¿Cómo emitir una factura electrónica?

Si tienes un negocio y te gustaría emitir facturas electrónicas de forma automática, además de tener un mejor control sobre la gestión de tu empresa, considera contratar un plan de software punto de venta de Poster POS con su integración a Shub, un servicio de facturación y programación que le da a tus recibos generados en Siigo y/o Dataico el formato necesario para ser validados por la DIAN.

La integración de Shub a Poster POS tiene un costo fijo independientemente al plan que hayas adquirido, además de que contratarlo es muy sencillo, solo tienes que ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte y no es necesario tener una cuenta previa en Dataico o Siigo para implementarlo, una vez hayas terminado la contratación Shub te ayudará a crear tu cuenta.

Considera que para aprovechar este beneficio es necesario que cargues tu listado de clientes a los que quieras facturar en tu plataforma de Poster POS en la sección de «Marketing/Clientes» y configures tu menú en la opción «Menú» para que los datos de facturación sean correctos.

Una vez hayas terminado la contratación, se hará una revisión de aproximadamente dos días para corroborar tus datos fiscales y tu lista de clientes, terminado este período, podrás comenzar a facturar fácil y rápido con Shub.

Anímate a probar esta nueva opción para facturar, agiliza el proceso de generación de tickets y cumple a tiempo con tus obligaciones fiscales ante la DIAN para evitar multas y sanciones.