Cómo llevar la contabilidad de un restaurante

12 de abril, 2021 • 11 minutos

Juan Antonio García

Redactor especializado en contenidos sobre negocios, marketing digital, tecnología y tendencias de la industria gastronómica para Poster.

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Tal vez al abrir tu restaurante pensaste en contratar a un chef reconocido, no necesariamente a un profesional de la contabilidad. Y es que además de los platos sucios y el jaleo de la cocina, el escritorio del administrador restaurantero es una interminable montaña de facturas, recibos, hojas de cálculo y comprobantes de tarjeta… tanto peor si el contador de planta no disfruta precisamente su trabajo.

La contabilidad de un restaurante, así como los estados financieros de un restaurante, son reflejo de la salud económica del negocio. Sin importar el tamaño o edad de tu restaurante, llevar la contabilidad al día es una obligación que puede acarrear inesperados beneficios cuando aprendes a automatizarla. A continuación te explicaremos qué debes considerar para tener el control contable de tu negocio.

Si te estás preguntando como llevar la contabilidad de un restaurante bar, como analizar los estados financieros de un restaurante pequeño, o si quieres ver ejemplos de como llevar la contabilidad de un restaurante, ¡te recomendamos que le eches un vistazo a este artículo! Y da clic en este enlace si quieres leer más sobre cómo hacer un sistema de pedidos para tu restaurante, que te pueda ayudar con dicha contabilidad.

1. La contabilidad es un requisito legal

Las leyes obligan a los emprendedores y empresarios a llevar registros y libros de contabilidad. El objetivo de esto es que los sistemas de administración tributaria puedan llevar a cabo auditorías para verificar que los registros del negocio coincidan con los impuestos que deben pagar. Por ello, tener actualizada la contabilidad puede salvarte de tener que bajar las cortinas. Para mantener actualizada la contabilidad será crucial llevar registro de la factura de un restaurante.

Por otra parte, piensa que la información financiera que producen diariamente también puede servir para evaluar la operación y rentabilidad del negocio. Registrar los ingresos (entradas) y egresos (salidas) de dinero, así como cumplir con las obligaciones fiscales, son los cimientos básicos del crecimiento de cualquier negocio. Este tipo de registros te permitirá disponer suficientes fondos para cumplir con tus responsabilidades con la nómina del personal, los pagos a proveedores, la renta y servicios del restaurante, además de permitirte ahorrar en caso de imprevistos.

2. Tu equipo contable

Así como el chef necesita ayudantes de cocina, la contabilidad del restaurante requiere de la labor coordinada de muchas personas. En primer lugar, tú como dueño o responsable de la operación debes estar familiarizado con la terminología contable, y tener un conocimiento competente del funcionamiento financiero de un negocio. Independientemente de si llevas los estados financieros de un restaurante en excel, o si te ayuda un contador, es importante que el dueño esté involucrado en las finanzas de un restaurante.

Si todo sale bien y tu negocio sigue creciendo, tarde o temprano necesitarás contratar los servicios de un contador profesional (externalización de la contabilidad). Puede tratarse de una persona o un despacho externo que te ayude a llevar las cuentas contables, a analizar la información financiera, a preparar y pagar la nómina de tus empleados, así como a ayudarte a alcanzar tus objetivos financieros. El trabajo del contador puede beneficiarse enormemente de la información recabada por el software de punto de venta de Poster, que permite integrar registros de ventas para consulta remota en tiempo real, así como mantener al día los reportes de inventario y almacén, y ayudarte a realizar el costeo de recetas.

Los meseros y encargados de caja también forman parte de tu equipo contable, en la medida en que son ellos quienes producen la mayor cantidad de registros financieros, a través del kit punto de venta. Tal vez no creas que una comanda es un «registro financiero», pero ahí es donde comienza todo el movimiento. Las propinas también deben ser debidamente registradas y repartidas; aunque no están sujetas a retenciones fiscales, los negocios sí deben pagar impuestos por ellas. Recuerda que existen muchas apps para restaurante que te pueden ayudar también a gestionar la contabilidad de tu negocio. Además, de un buen programa punto de venta para tablets o celulares para que puedas hacer tu contabilidad desde donde estés.

3. Entradas y salidas de dinero

El objetivo de la contabilidad es tener control de las entradas y salidas de dinero del negocio para asegurar la salud financiera del restaurante. Esto se realizamediante un registro rutinario y ordenado tanto de las ventas como de las compras, con lo cual te puede ayudar mucho un software de comandas para restaurante. Una práctica contable que te ahorrará mucho tiempo y dinero es automatizar el registro de entradas y salidas mediante uno de los paquetes de Poster, cuyas terminales pueden facilitar la captura y procesamiento de los ingresos del día, así como del estado de los inventarios, lo que te permitirá planificar tus compras a proveedores antes de quedarte sin productos. Una plataforma como Poster te ofrece además una herramienta de e-Wallet en restaurante, que te ayudará a diversificar los métodos de pago disponibles en tu negocio.

Además, un software punto de venta como el de Poster te permitirá delegar en buena medida los aspectos más repetitivos de la contabilidad de tu restaurante, bar o cafetería, además de ofrecerte a ti y a tu contador informes diarios de la operación que pueden consultar desde cualquier dispositivo móvil. Integrar la información de entradas y salidas de capital, a su vez, permitirá también enfocar el tiempo y recursos en áreas más dinámicas, como la cocina, el servicio al cliente o la proyección a futuro del negocio. Sin embargo, descuidar el área contable del restaurante puede repercutir negativamente en todas las demás, así que no esperes a que sea muy tarde y acércate a Poster para descubrir la mejor opción de automatización para tu restaurante.

4. La sagrada nómina

Los pagos periódicos a tus colaboradores y empleados no se realizan «en bruto», sino que deben desglosarse correctamente en los registros contables. Dicho registro debe incluir el nombre y puesto de la persona, la descripción de su percepción salarial periódica (diaria, semanal o mensual, según sea el caso), así como las deducciones fiscales, prestaciones de ley y otros incentivos, como las vacaciones, caja de ahorro o bonos de puntualidad.

Es importante que tus registros de nómina estén al día antes de pagar a tus empleados. Naturalmente, según el tamaño de tu restaurante será más fácil lidiar con pocos empleados que con un gran equipo, al menos en términos contables. Sin embargo, aunque el negocio tenga pocos empleados, organizar la nómina con anticipación permite adelantarse a problemas de liquidez y poder cumplir a tiempo con el pago de tus colaboradores.

La industria gastronómica es una de las que presenta mayor rotación de personal. Esto es en parte porque muchas veces se trata de la primera experiencia laboral de trabajadores ocasionales o no profesionalizados. Sin embargo, la rotación también tiene que ver con las condiciones laborales de los trabajadores, por lo que asegurarte de que tu nómina esté al día al momento de pagarla puede prevenirla.

5. Qué son las cuentas contables

Las cuentas contables de un restaurante son la documentación financiera de tu restaurante, así como la herramienta para analizar su rentabilidad. Aunque contrates a un contador o despacho para encargarse de la contabilidad, lo mejor es estar informado sobre lo que ocurre y cuál es el funcionamiento de las cuentas contables vinculadas a tu operación.

Existen numerosas denominaciones y tipos de cuentas contables según el tipo de empresa, pero en la administración gastronómica las principales son las de acreedores y deudores, compras y gastos, ventas e ingresos, y cuentas financieras (incluyendo créditos, muy importante para realizar conciliaciones bancarias). La función principal de estas cuentas es generar asientos y registrar los movimientos financieros del restaurante.

El software de punto de venta de Poster puede ayudarte a ti y a tu contador a llevar un registro más preciso de las cuentas contables, con lo que podrás modificar o ajustar tu operación según la información que generan tus empleados en tiempo real. Recuerda que asumir el control financiero de tu restaurante es la mejor manera de gestionar un crecimiento sostenible de tu inversión. Y no te olvides de echarle un vistazo a nuestro software para restaurante.

6. Poster POS para controlar las finanzas de tu restaurante

Poster POS es un software punto de venta que te permite tener toda tu contabilidad al día y de manera automática. Seguramente te preguntarás porqué y aquí te enumeramos las razones:

Porque Poster te permite tener un control de las ventas y el inventario. Cada vez que se haga una venta, el producto será descontado de tu inventario. Si hay una discordancia entre las ventas efectuadas y el inventario, créenos que el sistema te lo hará saber.
¿Quieres saber cuanto vendiste a lo largo del año pasado? Los reportes de ventas y finanzas pueden ser creados en pocos minutos y en rangos de tiempo que tu decidas. De esta manera podrás saber cuáles son los mejores meses de venta así como los productos más vendidos.
En nuestro módulo de Inventarios, podrás dar de alta a tus proveedores y saber de cuanto fue la última compra. El sistema hará un comparativo entre los precios anteriores y el de la última compra, de manera que sabrás cuanto estas gastando en tiempo actual.
Si necesitas crear un reporte de ventas por hora y turno, lo puedes hacer fácilmente desde la terminal punto de venta. Así como también verás cuanto vendió cada camarero y cuál turno.
Por otro lado, el sistema calcula tus costos de nómina con solo poner lo que le pagas a cada colaborador por turno o por hora.
Cada vez que des de alta algún ingrediente, podrás anotar lo que te costó cada uno y al momento de crear la receta en el sistema, este te arrojará el costo bruto de cada platillo.

Te aseguramos que estas son las principales funciones más no las únicas que tiene este intuitivo sistema punto de venta. Si quieres facilitarte la vida, es hora de que consideres tener a Poster POS en tu restaurante.