Cómo elegir un punto de venta para un restaurante en 2024
30 de abril • 22 minutos
Actualmente no existe ninguna tienda o restaurante que no cuente con, al menos, una página web. Bien sea en Google o en Redes Sociales. Si a nivel de marketing la presencia es importante, ¿por qué debería ser diferente cuando se trata de un software punto de venta?
Un Software punto de venta no sólo sirve para llevar las cuentas en tu tienda o restaurante. También es una herramienta de automatización y digitalización importante que te permite crear reportes, actualizar inventarios, estandarizar recetas, evitar robos o mermas, entre otras funciones importantes.
De hecho, si tienes una tienda las funciones de un Software punto de venta te permite conectar tu caja con un lector de barras que te permitirá en un solo movimiento: actualizar tu inventario y anotar la venta del día.
En fin, esto es solo un abrebocas de todo lo que un software punta de venta puede hacer por ti. Si quieres descubrir el paquete completo, sigue leyendo.
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Punto de venta para restaurantes pequeños
No podemos empezar a hablar de esta impresionante y, cada vez más, imprescindible herramienta sin definir sus conceptos básicos. Toma nota para que puedas elegir el software punto de venta más adecuado a las necesidades de tu negocio.
¿Qué es un Sistema punto de venta?
Un POS Sistema punto de venta por sus siglas en inglés, es una herramienta que te permite registrar las ventas y los pagos. Usualmente está conectado a la caja registradora. Si bien esta es la definición más básica, un buen POS no se limita a cobrar. También te ayuda, dependiendo de tu tipo de negocio, a estandarizar y dar de altas tus recetas, a retener a tus clientes con herramientas de marketing y a realizar inventarios automáticamente.
Si bien un POS te puede ayudar a hacer muchas cosas, lo cierto es que debes tener bien definidas tus necesidades. En ese sentido, configurar un POS para que te de todo lo que necesitas es la clave para sacarle el máximo provecho a esta herramienta.
Dicho esto, un software punto de venta para un negocio tiene tres componentes básicos.
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Hardware: es la parte física que te permite hacer pagos, básicamente: recibir las tarjetas de crédito y débito.
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Software: es el cerebro del sistema. Lo que permite contabilizar los gastos, cobros, inventarios, mermas, códigos asignados a productos, marketing, entre otras funciones.
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Pasarela de pagos: nada menos que la funcionalidad que permite hacer los cobros por tarjeta y que estos vayan a tu cuenta de banco.
Ahora bien, cuando hablamos de un Software Punto de Venta para un negocio, hablamos de una herramienta que te sirve para el día a día. No sólo para el fin de mes, también para llevar actualizaciones en tiempo real y de manera diaria. Con actualizaciones nos referimos a: las recetas dadas de alta, al inventario actualizado, a lo que vendió cada mesero durante su turno y, sobre todo, el control de llegadas. Así que, un Software punto de venta es vital para que tu cotidianidad esté bien controlada.
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Por qué es crucial saber elegir el Software Punto de venta correcto para un negocio
Cualquier dueño de negocio sabe que, a la hora de elegir un POS, este debe ser fácil de usar, intuitivo y completo. Sin embargo, antes de elegir un POS es importante identificar las necesidades del negocio. Obviamente, no es lo mismo un restaurante que una tienda de ropa o un autolavado. Si no sabes elegir el POS correcto, es posible que no sólo no tengas las herramientas que necesitas, sino también pierdas tiempo y dinero. Los capitales más importantes que tienes en estos momentos.
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Eficiencia en las operaciones del negocio
Un buen software punto de venta ayuda a que tus empleados sean más eficientes en su tarea diaria. ¿En cuáles tareas puede ser más eficiente un POS?
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Cobros: tu Software punto de venta debe agilizar los cobros en tu negocio. Tus meseros deben ingresar los pedidos y que estos puedan verse directamente en la cocina desde una pantalla. Si es posible, ahorrando el uso de papel e impresoras.
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Sigue funcionando a pesar del internet: un buen POS debe funcionar aun si no hay internet. Si el internet se cae, tu POS deberá seguir ingresando cobros y pedidos que luego se actualicen cuando regrese el internet.
En resumen, un POS debe facilitar la vida de tus colaboradores.
Mejorar la experiencia del cliente
Un cliente feliz vuelve dos veces, un buen Software punto de venta puede ayudarte a mejorar la experiencia de tu cliente al hacer su pedido o tomar su orden y más aún si este POS te ayuda a ejecutar estrategias de marketing de retención.
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Promociones: un POS puede ayudarte a configurar tus promociones, bien sean por puntos o porcentaje de descuento por producto. Happy hours, 2×1 entre otras promociones
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Pantallas KDS: es una gran ventaja que tu POS pueda ofrecer una pantalla para cocina que permite que tanto tu mesero como tu cliente sepan cómo van su ordenes. Por si fuera poco, tanto cocina como sala sabrán la orden de preparación de sus pedidos.
Obviamente faltan algunas ventajas pero esas las veremos a lo largo de este artículo. No dejes de leer.
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Control de inventarios y ventas
Qué mejor herramienta que aquella que te permite establecer una conexión entre tus ventas y tu inventario. Un POS debe monitorear tu inventario para que, cada vez que realices una venta o preparación, se descuente el producto de la base de datos. ¿Qué previene esto?
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Desfase entre inventario y venta: cada descuento que hagas en tu inventario debe coincidir con una venta o preparación.
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Prevención de pérdidas o merma: si no está registrado como venta, el POS te dejará saber cuál artículo falta en tu inventario y lo marcará en rojo.
Es importante que aunque tengas una tienda, cuentes con un Software punto de venta que tenga una robusta herramienta de inventario.
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Consideraciones a elegir un punto de venta
Si bien elegir un POS depende en gran medida de las necesidades específicas de cada negocio, es fundamental entender que hay factores en común que debes considerar cuando elijas uno.
Los POS pueden variar de precio por muchas razones: modelo de negocio, tipo de funcionalidades, escalabilidad y si son por suscripción mensual o de un sólo pago. Así que debes contemplar este factor. Así que a la hora de implementar tu POS considera lo siguiente:
- Costo de instalación inicial
- Costo de los procesamientos de pagos. Hay POS que cobran comisiones por cobro.
- Costo del hardware
- Tarifas mensuales del punto de venta
- Equipos accesibles para punto de venta
- Capacidad de escalar operaciones cuando el negocio crezca
- Si es capaz de generar informes y de ser consultado en tiempo real y desde cualquier lugar.
Contempla estos escenarios antes de hacer una contratación. Soldado prevenido vale por dos.
Usabilidad y entrenamiento
Un POS excelente es aquel que puedas aprender a usar en menos de una semana. El POS que elijas debe ser altamente intuitivo, amigable y de fácil entendimiento. Debe ser suficiente un par de días para que tu personal sepa hacer sus primeras configuraciones. De pérdida, su soporte técnico debe ofrecerte un par de Demos para que sepas los primeros pasos.
Las interfaces deben ser amigables, con instrucciones o módulos claros. Es decir, que sepas desde un solo vistazo para qué sirve cada sección del POS. Y, como lo hemos dicho más arriba, tu POS debe ser fácil de entender para tus colaboradores y, en el mejor escenario, que sea tu POS el que te ayude a capacitarlos más adelante.
Aplicaciones e integraciones
Aunque el fin último de un POS es gestionar las ventas y el cobro. Es ideal que tu Software Punto de Venta tenga integraciones competitivas que te permitan tener herramientas extras que puedan servirle a tu negocio. Es posible que necesites que tu POS esté integrado con algún creador de menú QR, un módulo de facturación, un generador de códigos de barra, un gestor de entregas a domicilio, entre otras funcionalidades.
Vinculación con otro software empresarial
Si quieres sincronizar tus ventas, reportes, inventarios y promociones con algún otro software de negocios debes procurar contratar un POS que te permita lograrlo fácilmente. ¿Por qué? porque puedes dar de alta los datos de tus clientes con un software CRM que te permita crear estrategias de retención de clientes, es decir: promociones para fidelización.
No tienes idea de lo que es capaz de hacer un Software Punto de Venta competitivo.
Disponibilidad de API y opciones de integración personalizadas
Antes de adentrarnos en este apartado, debemos definir qué es API. API significa Interfaz de programación de aplicaciones, en el contexto de un POS, una API permite que el POS cree extensiones que le permita solucionar problemas o facilitar su día a día. Pongamos un ejemplo para que sea fácil de entender: supongamos que necesitas ampliar las funciones que tienes en tu POS como cambiar precios, personalizar pedidos, agregar productos debes consumir API para que estas se integren rápidamente a otros softwares que hagan este trabajo por ti, compartiendo datos y recursos.
Digamos que una API es un intermediario entre dos softwares diferentes entre sí para hacer uno o varios trabajos en común. Siendo así, debes procurar que el Software que elijas tenga la capacidad y disponibilidad de integraciones con las cuáles API pueda funcionar.
La escalabilidad es vital
Un negocio es como una planta, si todo va bien, crecerá. Y el POS debe crecer con ella. Un punto de venta debe ser capaz de adaptarse a tu negocio, sea cual sea el cambio que hagas en él o el tamaño que este adquiera. Un buen POS siempre estará ofreciendo y agregando nuevas funcionalidades, nuevos reportes, deberá ser capaz de darte datos en tiempo real, agregar terminales ilimitadas y tener cada vez más estrategias de marketing pre cargadas para que solo configures los beneficios. Así que, cuando adquieras tu POS hazlo pensando en una relación de largo plazo y crecimiento conjunto.
Seguridad
Al tratarse de una herramienta con tantos datos sensibles, el apartado de seguridad debe ser de vital importancia para ti. Afortunadamente, la mayoría de los POS tienen funciones de seguridad para los pagos, el acceso a los datos, contraseñas, y configuraciones de acceso a las terminales. Por otro lado, la mayoría tiene los datos almacenados en la nube, lo que permite que puedas acceder desde cualquier lugar solo con tu cuenta y contraseña. Te recomendamos que, en cualquier caso, crees una contraseña robusta y difícil de recordar o adivinar.
Opciones y costos de actualización
La mayoría de los POS te ofrecen opciones cómodas no solo de pago, sino de planes con paquetes de herramientas que se adaptan a tus necesidades. Tu POS debe tener la capacidad de que puedas cambiar de planes cuando lo necesites y, de paso, siempre esté actualizando su cartera de funcionalidades. Lo ideal es que el acceso a estas nuevas funcionalidades sea gratuito y esté incluido dentro de los precios del mismo.
Empieza a mandar repartos en 1 día
Una solución todo en uno lista para tomar y gestionar pedidos de entrega para su negocio:
- Un sitio web para que sus clientes realicen sus pedidos,
- una aplicación para repartidores
- Herramientas de análiticas y reportes
- Herramientas de contabilidad
Equipos para punto de venta
Ok, cuando queremos invertir en una solución como un Software Punto de Venta lo hacemos con la intención de generar más ahorros. Sin embargo, debes calcular el costo del hardware, es decir, los aparatos que hacen que tu POS funcione super bien. ¿Cuáles?
- Impresora térmica
- Tablets (varias)
- Computadora
- Cajón de dinero
- Lector de barras
- Terminal de cobro
- Instalación de internet: router, cableado, etc.
Como puedes ver, no sólo es comprar el software y ya, debes contar con una serie de soluciones tecnológicas que te permitan explotar al máximo tu POS.
Tipos de Punto de Venta: negocio de restaurantes, bares o cafeterías
Ahora sí vamos a entrar en materia. Partamos del hecho de que tienes un restaurante de unas 10 mesas y necesitas una solución tecnológica que te permita automatizar procesos indispensables en tu negocio. Entonces debes buscar un POS con las características que te presentamos a continuación.
Manejo de mesas y reservas
Existen ciertas categorías de restaurantes que sólo admiten comensales previa reservación. Un POS debe ofrecer la funcionalidad de reserva de mesas, cobro en mesa y otro tipo de gestiones como división de cuenta por comensal, visualización de mesas reservadas y qué pidió cada una y de cuales meseros están atendiendolas.
Gestión del menú
Un buen POS debe ofrecerte la capacidad de crear tu menú con sus recetas estandarizadas. También debe contar con la herramienta de reporte de menú, en el cuál podrás ver cuales son tus platillos más vendidos por hora y día. Lo que te permitirá tomar decisiones estratégicas informadas para promociones y cambios en los platillos.
Seguimiento de órdenes en cocina
Existe una herramienta importante llamada KDS: tablets para cocina. Estas son pantallas que permiten rastrear en tiempo real la preparación de un platillo, diciendo cuánto tiempo falta para la entrega en cocina. Si no cuentas con KDS, entonces tu POS mandará la orden que tomes desde la terminal a la cocina de manera automática.
Propinas
El Software Punto de Venta ideal te muestra dos cosas importantes: lo que vendió cada mesero y cuánto ganó de propina. Por otro lado, en la terminal punto de venta, suele estar precargado un porcentaje para las propinas que quiera dejar el comensal.
Programas de lealtad
Casi todos los POS cuentan con un módulo de marketing y promociones que permiten configurar programas de fidelización como grupos de clientes gold, silver, diamond o porcentaje de descuento después de cierto monto de consumo. Esta gestión automatizada permite que el sistema haga los descuentos correspondientes sin que tus colaboradores deban aprenderse complicadas promociones por días u horas.
Tipos de Punto de Venta: retail o de tiendas
Si definitivamente no es comida lo que vendes, entonces lo que necesitas es un POS para tiendas. Si bien hay funcionalidades en común como el inventario y la necesidad de generar reportes, hay funcionalidades específicas para este tipo de negocios. Te la decimos, sigue leyendo.
Manejo de inventarios
Tener una gestión eficiente de inventarios te permite prevenir las pérdidas o robos tan frecuentes en los negocios retail. La actualización en tiempo real y su relación con las ventas del día, te permitirá saber cuál producto tienes en existencia en tiempo real.
Integraciones a canales de venta
Tu POS debe ofrecerte una integración a e-commerce que pueda poner tus productos en línea de forma automática para que no tengas que dar de alta tus productos uno por uno. Por otro lado, también es útil que esté integrado con una app de entrega de productos a domicilio.
Mantén cerca a tus clientes con un CRM
Actualmente, la gran mayoría de los POS tienen un CRM Sistemas de gestión de relación con el cliente integrado para realizar un seguimiento de las preferencias personales del cliente. En el caso de una tienda de ropa, su talla, color favorito, descuentos si aplica y otras preferencias y datos personales.
Devoluciones y reembolsos
Hay POS especializados para tiendas y negocios retailers que tienen entre sus herramientas, módulos especiales para devoluciones y reembolsos. Esto es maravilloso porque permite que el cliente y el colaborador tengan una experiencia rápida y eficiente.
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Otros aspectos a considerar al momento de elegir tu Software punto de venta para un negocio
Si, ya sabemos que pensaste que lo habíamos dicho todo hasta aquí. Pero te aseguramos que este tema aún tiene mucha tela que cortar y, como es tanta, te presentamos algunos otros temitas que debes explorar a la hora de elegir un Software punto de venta para ti.
Reporte y análisis
Todos los Puntos de Venta deben generar reportes y datos que te permitan tomar decisiones acertadas sobre tus próximos pasos a seguir. ¿Cuáles son los reportes básicos que debe ofrecerte cualquier punto de venta?
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Ventas
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Datos de productos más vendidos por hora y día.
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Venta por mesero
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Ticket promedio
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Reporte de nómina
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De inventario
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Mesas
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Impuestos
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Empleados
Hay otras funcionalidades pero estas son las básicas.
Seguridad y cumplimiento PCI
Al tratarse de un punto de venta, es natural que esta herramienta sea blanco de ciberataques, por eso la seguridad sobre las pasarelas de cobro es fundamental. Cuando ciertos tipos de malware se infiltran en los POS, rastrean datos bancarios sensibles para transferir la información a los estafadores. Muchas veces los clientes suelen subestimar la seguridad de los POS y eso ha traído consecuencias importantes.
En el año 2020 la cadena estadounidense de comida a la barbacoa Dickey’s fue víctima de un ciberataque a su Punto de Venta. Los criminales llegaron a tener acceso a la información de las TDC de tres millones de clientes y lo hicieron público. La cadena perdió más de dos millones de dólares para resolver una demanda colectiva.
Por ende siempre pregunta si tu POS tiene cumplimiento PCI, los que nos lleva a…
Los POS profesionales y confiables, deben cumplir con un estándar de seguridad llamado PCI DSS, el cuál significa Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago. El incumplimiento de este estándar lleva a multas por parte de los emisores de las tarjetas o en tasas de cobro más elevadas. Ya sabes, cuando tengas tu primera llamada con el soporte técnico del POS qué elijas, pregunta si cumplen con el PCI.
Entrenamiento y soporte técnico
Como cualquier otro servicio, contar con un soporte técnico amigable debería ser una obligación para cualquier punto de venta. Debes considerar que el soporte técnico sea 24/7, tenga varios canales de atención y, sobre todo, puedan ofrecerte un entrenamiento o un video instructivo.
La mayoría de los POS ofrecen demostraciones del producto, como hacer los primeros pasos de configuración y el uso de las herramientas principales del punto de venta. También procura investigar si existen tutoriales o manuales de ayuda para usuarios.
Cual es el mejor programa para Punto de Venta
En realidad los POS pueden funcionar bien tanto en IOS cómo en Windows, aunque siempre recomendamos que tengan la última versión de cada programa operativo para que el POS que elijas, funcione mejor.
Preguntas frecuentes al adquirir un punto de venta
Aquí te enumeramos las preguntas frecuentes que suelen hacernos los clientes a la hora de escoger un punto de venta:
¿El POS debe hacer informes de manera forzosa?
- Debe contar con una amplia capacidad de generar reportes de cada una de las herramientas que uses.
¿Cuáles características debe tener mi POS si tengo una tienda?
- Si tienes una tienda, procura que cuente con un módulo para generación de códigos de barra, así como para devoluciones o reembolsos.
¿Qué pasa si el POS que elija no tiene integraciones extra?
- Todos los POS deben ofrecer integraciones y una plataforma API que te permita tener las integraciones que necesites.
Cuando mi negocio crezca, ¿debo comprar otro POS?
- El POS que escojas debe tener la capacidad de crecer con tu negocio, tanto en herramientas como en capacidades.
¿Cómo sé que estoy eligiendo un buen POS?
- Debes confíar en tu elección. Busca en Google my business testimonios sobre el POS que estás considerando contratar. Busca opiniones y reseñas sobre las funcionalidades que sabes que necesitas.
¿Qué tan importante es la ciberseguridad en el POS?
- No subestimes ni des por sentado la seguridad del POS. Pregunta si tienen el cumplimiento PCI.
¿Qué pasa si tengo una falla con mi POS?
- Busca un POS que cuente con un servicio técnico excelente y que no te abandone cuando más lo necesites. Aunque te demos estas respuestas, no ponemos en duda que el mejor maestro es la experiencia. Así que date permiso de hacer pruebas con algunos POS y quédate con el mejor para tu negocio.
Conclusión
El mejor POS es aquel que cumpla con tus necesidades y expectativas. No importa si es el número uno del ranking o el seis. Te invitamos con mucho afán a que te atrevas a ver demos de varios POS para que decidas aquel con el cuál te sientas cómodo en tu negocio. Muchas veces los puntos de venta ofrecen un periodo de prueba gratis con acompañamiento técnico para que configures de manera correcta desde el día uno. Así que, insistimos, prueba, prueba y prueba.
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