5 motivos para hacer el organigrama de una cafetería
28 de febrero • 14 minutos
¿Por qué el 75% de las cafeterías cierran al año de haberse inaugurado?
El INEGI estimó que para comenzar el 2024 existían 75,497 cafeterías en México; sin embargo, a pesar de que este tipo de negocio es uno de los más populares, la mayoría fracasan debido a una mala gestión que va desde una incorrecta administración del personal y el inventario, hasta una mala comunicación o relación entre las áreas de trabajo.
Esto se da principalmente porque los dueños no tienen una visión clara de la división de sus negocios y los trabajadores no entienden o no conocen la jerarquía en una cafetería, por lo que se confunden en cuanto a quién acudir si necesitan expresar un descontento, pedir un permiso o hacia dónde se dirige su crecimiento laboral.
Por ello, para evitar este tipo de inconvenientes, es importante que mientras investigas cómo abrir una cafetería, le prestes especial atención a cómo hacer tu organigrama.
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¿Qué es el organigrama por qué es importante?
El organigrama de una cafetería es una herramienta visual en la que se desglosan los departamentos que componen el negocio, así como los trabajadores que los componen, desde los encargados hasta el personal bajo su cargo.
Los organigramas le brindan estructura y fluidez a la operación de la cafetería al señalar las relaciones jerárquicas dentro de tu negocio, lo que brinda una visión más clara de a quiénes deben acudir tus trabajadores, qué tareas deben desempeñar y cómo pueden subir de posición dentro del negocio.
La complejidad y extensión del organigrama dependerá del tamaño de tu negocio y la cantidad de personal a tu cargo. Por ejemplo, el organigrama de una cafetería pequeña puede tener una estructura más bien lineal, con un dueño/gerente y máximo tres personas bajo su mando, mientras que una cafetería grande requiere de una división más detallada y conexiones claras entre áreas.
¿Cuáles son los tipos de organigramas de una cafetería?
Los tres ejemplos de organigrama de una cafetería más comunes son:
Vertical
Muestra de forma lineal la cadena de mandos y los miembros del equipo. No suele tener muchas subcategorías y las áreas no se conectan entre sí.
Horizontal
Este tipo de organigrama de personal de una cafetería representa la estructura del negocio de izquierda a derecha, ilustrando por orden de importancia a cada componente comenzando por el dueño del negocio, el cual es el jefe de los encargados de cada departamento que divide la cafetería y tiene su propio personal.
Mixto
Este tipo de organigrama es más complejo, ya que además de mantener la cadena de mando de los departamentos de una cafetería con jerarquías bien establecidas, también ilustra las conexiones entre áreas, lo que facilita la comunicación entre los miembros de distintos equipos.
¿Cuáles son los beneficios de hacer el organigrama de una cafetería?
1. Es La clave para entender las funciones de tus empleados
En el pasado, los organigramas eran utilizados principalmente por los departamentos de recursos humanos (en el caso de una cafetería muy grande), líderes empresariales y para nuevas contrataciones.
La persona encargada de gerenciar tu cafetería, o en el caso de una franquicia el área de recursos humanos, a menudo es responsable de mantener el organigrama de puestos en una cafetería actualizado con las nuevas contrataciones y con la información al día cuando los empleados cambian de puesto o dejan la empresa.
También te ayudará a entender, por ejemplo, quien se encarga del control de inventario de cocina, o de la factura de un restaurante o cafetería.
Los líderes empresariales utilizan el organigrama de una cafetería y sus funciones, para presentaciones internas o con aliados de la empresa (para buscar nuevos socios o proveedores grandes), para justificar la adición o reducción de personal y para determinar dónde un empleado podría tener la oportunidad de cambiar de puesto.
Para los nuevos empleados, el organigrama puede ser un salvavidas, ayudándolos a aprenderse los nombres y funciones de sus compañeros, y a comprender mejor dónde encajan en la estructura corporativa general.
Los nuevos empleados pueden buscar inspiración de las oportunidades de crecimiento de la empresa en el organigrama, ya que es un gran recurso para averiguar quiénes son realmente todas esas personas con las que trabajan y cuáles son las áreas que le llaman la atención para crecer.
Cualquier empleado de tu cafetería, podrá beneficiarse de tener a su alcance los nombres, fotos y perfiles profesionales y personales de sus compañeros de trabajo. Además que mientras más informados y cómodos estén ellos, tu negocio fluirá hacia el éxito con mayor facilidad, y por lo tanto tú podrás estar mucho más tranquilo durante la gerencia.
Adicionalmente, entre más detallado sea el organigrama de una cafetería y sus funciones, más fácil será para los nuevos empleados conocer las tareas que deben desempeñar. Por ejemplo:
Repostero Jr:
- Preparación de masas de galletas y pasteles.
- Limpieza de utensilios.
- Preparación de coberturas.
Barista Sr:
- Preparación de arte latte.
- Preparación de té ceremonial.
2. Le da un uso más eficiente a las comandas
Un punto de venta como Poster POS es, al igual que el organigrama funcional de una cafetería, una herramienta que busca mejorar el funcionamiento de tu negocio. Sin embargo, no es suficiente tener un interfaz ágil para tu menú, tener bien organizados los departamentos de una cafetería será un elemento clave para asegurar que tu negocio funcione correctamente.
Un sistema de pedidos eficiente debe garantizar que todas las áreas de una cafetería tengan una visibilidad amplia de todos los canales de entrada de pedidos.
Cuando tus meseros generan una comanda a través de su terminal Poster POS, esta es entregada en forma de ticket impreso o a través de pantallas al área de producción, una vez está listo el pedido, reciben una notificación para recoger la comanda y entregarla al cliente que la solicitó.
Aún si tienes un negocio pequeño y tú eres dueño, gerente y cocinero al mismo tiempo, establecer la jerarquía en una cafetería puede ayudarte a organizar tu forma de trabajar, y más importante aún, detectar las áreas de oportunidad en tu negocio y el tipo de apoyo que vas a necesitar más adelante.
Por ejemplo, si notas que tomas las comandas con eficiencia, pero los pedidos llegan muy rápido y tardas mucho tiempo en preparar las bebidas y los bocadillos, entonces es probable que necesites contratar a alguien que se encargue del área de cocina mientras tú atiendes a los clientes.
Y más adelante, cuando tu cafetería crezca aún más, puede que necesites más meseros y un gerentes para que tú puedas tomar un rol más administrativo.
3. Aumenta la productividad de tus empleados
Muchas veces tus empleados pasan horas buscando personas e información, aún más cuando son nuevos en el equipo. Cuando se piensa en el tiempo perdido de cada uno de tus empleados, las horas desperdiciadas y los errores (por más pequeños que sean), esto puede generar una disminución en la productividad de tu empresa.
Hay estudios que señalan que las personas pierden hasta 2,5 horas semanales por empleado solo buscando personas e información. Esto tiene un impacto significativo en la productividad y la eficiencia.
Utilizar un organigrama ayudará a tu equipo de trabajo a encontrar a quienes necesitan, incluso si no están seguros de a quién buscan, pueden encontrar a quienes los pueden ayudar de acuerdo a los cargos de la línea jerárquica. Eso sí, para que todo tenga un resultado satisfactorio, todos tus empleados deben conocer sus funciones. Desde las funciones de un mesero, hasta las funciones de un barista.
4. Mejora la felicidad y el sentimiento de pertenencia de tu equipo de trabajo
Considera que un buen clima laboral no solo aumenta la productividad de tu negocio, sino que también favorece la experiencia de los clientes e incluso incentiva la atracción de talento si es que estás planeando expandirte.
Es importante que tu equipo de trabajo tenga una relación sólida y cordial, además de que puedan saber rápidamente a quien acudir en caso de dudas. Para ello, puedes colocar el organigrama de tu cafetería en un sitio visible para que tus empleados puedan ubicar a sus compañeros y superiores.
Al mismo tiempo, si se presentan desacuerdos entre tus empleados, tu prioridad será arreglarlos lo antes posible, de tal formas que ambas partes puedan resolver sus diferencias sin afectar a tu cafetería.
5. Es una herramienta que canaliza la comunicación interna de tu negocio
El organigrama de una cafetería es una guía con la que tus empleados podrán conocer a quién acudir en caso de necesitar apoyo con la operación de tu negocio o directamente pedir un permiso, además de que, como dueño, te ayudará a mejorar el manejo de tu negocio.
Por ejemplo, si tienes una cafetería pequeña con un par de trabajadores que son meseros y baristas a la vez y uno de ellos se enferma, entonces se comunica directamente contigo para pedir permiso para ausentarse.
Por otro lado, si tienes una cafetería mediana o grande con un gerente del área de cocina y otro en el área de baristas, un encargado de Recursos Humanos, un miembro de marketing, varios meseros y reposteros, entonces ellos primero deben comunicarse con el gerente de su área, quien a su vez se comunica con RH y, finalmente, te notifica a ti, mientras tú te enfocas en otras actividades que incrementen la productividad de tu negocio, como tratos con marcas o la expansión a una nueva sucursal.
Personal de una cafetería y sus funciones en el organigrama de una cafetería
Como ya mencionamos antes, establecer el organigrama de personal de una cafetería puede hacer la diferencia entre expandir tu cafetería o tener que cerrar en un año por falta de organización.
Muchas cafeterías suelen iniciar con una única persona encargándose de todas las áreas, siendo el dueño mesero, barista, repostero y gerente a la vez. Conforme el negocio va creciendo, se abren más vacantes y la atención al cliente mejora, así como la productividad del establecimiento.
Las principales posiciones en las que se suele dividir el organigrama de una cafetería son:
- Dueño.
- Gerente general.
- Supervisor de turno.
- Barista Sr. o Líder de baristas.
- Baristas Jr. o generales.
- Cajero.
- Meseros.
- Staff de cocina.
- Lavaplatos.
- Pasteleros y reposteros.
- Supervisor de inventario.
- Director de Marketing.
- Encargado de redes sociales.
- Recursos Humanos.
- Staff de limpieza.
Ejemplos de organigramas de una cafetería
A continuación te presentamos algunas formas de cómo hacer un organigrama de una cafetería dependiendo de su tamaño. Recapitulando lo que vimos en secciones anteriores, incluso si tu negocio es pequeño y actualmente te encargas de prácticamente todo, desde el área de cocina hasta la atención al cliente, es importante que trabajes tu organigrama para no saturarte e identificar las prioridades en cuanto al servicio de tu cafetería.
1. Organigrama de una cafetería pequeña
Cómo organizar una cafetería pequeña es bastante sencillo y puedes apoyarte del organigrama vertical para hacerlo. Generalmente estos negocios no sobrepasan los 3 empleados, pudiendo tener un mesero y un cocinero/barista, mientras que tú, como dueño, estás a cargo del área gerencial y administrativa, por lo que el organigrama vertical de la cafetería quedaría así:
2. Organigrama de una cafetería mediana
Este tipo negocios suelen tener un mínimo de 10 trabajadores, el tipo de organigrama de una cafetería y repostería que mejor podría apoyarte en este caso es el horizontal, ya que aquí determinas los puestos a cargo de cada área y el personal que les responde directamente, lo cual beneficia la productividad de tu establecimiento y previene problemas de comunicación:
3. Organigrama de una cafetería de lujo (cafetería grande)
Finalmente, para un negocio con 20 o más trabajadores, la organización de tu cafetería debe ser aún más detallada y es posible que algunas áreas se interconectan o sus trabajadores respondan a más de un superior, por lo que en esta ocasión, te conviene mejor utilizar un organigrama mixto para establecer los puestos y departamentos en los que se divide tu negocio.
En el siguiente ejemplo de ejemplo de organigrama de una cafetería, las principales áreas en las que se divide el negocio son la cocina, los meseros y el marketing, cada uno con su respectivo encargado.
A su vez, el gerente de cocina tiene a su cargo un cocinero y un barista principales, el barista es el superior de dos baristas más, el capitán de meseros dirige a tres trabajadores y el director de marketing tiene a su cargo a un supervisor de redes sociales y un encargado de blog.
El diseñador al mando del director de marketing a su vez supervisa el trabajo de los baristas, ya que de ellos obtiene las fotos para las redes sociales de la cafetería y el copywriter trabaja no solo con el encargado de redes sociales generando los textos de las publicaciones, sino que también le responde al encargado del blog, ya que es quien redacta los artículos que se suben ahí.
Como pudiste notar, establecer el organigrama de una cafetería es un paso importante en el proceso de tener un negocio exitoso. Una correcta organización te permite no solo operar con fluidez y brindarle la mejor atención a tus clientes, sino también detectar las fortalezas y áreas de oportunidad que pueden darte la ventaja sobre la competencia.
Por ello, no tomes a la ligera la estructura de organigrama de una cafetería, tómate el tiempo de establecer cada área, puesto y tareas principales así como te tomaste el tiempo para organizar tu inventario, recetas y cuentas en la plataforma de tu sistema para cafeterías Poster POS.
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