5 motivos para hacer el organigrama de una cafetería

Si quieres saber cómo abrir una cafetería o estás trabajando en reestructurar y mejorar los procesos de la que ya tienes; para mejorar el flujo de trabajo de tu empresa y darle más orden, este artículo es para ti.

Algo fundamental en tu cafetería, y que la va a encaminar hacia el éxito, es cómo ordena su flujo de trabajo. De modo que sea claro para todo el equipo de trabajo, cada quien sepa cuáles son sus funciones y a cuál área o departamento hacen parte (independientemente de que tu negocio sea pequeño o una franquicia). Esto se puede lograr con un organigrama. 

Un organigrama es un diagrama en donde se refleja la estructura organizacional y del equipo de trabajo de tu negocio, pero seguramente te preguntarás, ¿realmente es tan importante?, la respuesta es sí.

Tener claridad de la línea jerárquica y los puestos de trabajo de tus empleados te dará claridad de todo lo que hace tu equipo de trabajo, ya como una visión más general, y el rol que desempeña cada persona dentro de él. Esto es importante que lo tengas presente, sin importar si tu cafetería es grande, pequeña, o solo dedicada a deliverys. 

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Generalmente, se estructuran en forma de pirámide y se organizan jerárquicamente con el jefe de la empresa en la parte superior. Las líneas se utilizan para conectar a las personas con su gerente o con su supervisor. Cuando puedes visualizar y analizar la estructura de organización de tu empresa, también será mucho más fácil para ti tomar decisiones, y en el caso de requerir ampliar el equipo entender cuál es el área que va a necesitar nuevos empleados y estos a cargo de quien van a quedar. 

Sabemos que si estás comenzando con tu negocio probablemente no cuentes con un equipo de trabajo muy amplio, incluso, que tú desempeñes muchos roles dentro de la cafetería, ¡pero no te preocupes!

Incluso si estás comenzando, tener presente el organigrama te va a ayudar a encaminar tu cafetería hacia un negocio más grande y consolidado, porque con el pasar del tiempo necesitarás de un equipo capaz de sostener y atender todas las áreas de tu negocio.

¿Cuáles son los beneficios de hacer el organigrama de una cafetería?

1. Es La clave para entender las funciones de tus empleados 

En el pasado, los organigramas eran utilizados principalmente por los departamentos de  recursos humanos (en el caso de una cafetería muy grande), líderes empresariales y para nuevas contrataciones. 

La persona encargada de gerenciar tu cafetería, o en el caso de una franquicia el área de recursos humanos, a menudo es responsable de mantener el organigrama de puestos en una cafetería actualizado con las nuevas contrataciones y con la información al día cuando los empleados cambian de puesto o dejan la empresa. También te ayudará a entender, por ejemplo, quien se encarga del control de inventario de cocina, o de la factura de un restaurante o cafetería.

Los líderes empresariales utilizan el organigrama de una cafetería y sus funciones, para presentaciones internas o con aliados de la empresa (para buscar nuevos socios o proveedores grandes), para justificar la adición o reducción de personal y para determinar dónde un empleado podría tener la oportunidad de cambiar de puesto. 

Para los nuevos empleados, el organigrama puede ser un salvavidas, ayudándolos a aprenderse los nombres y funciones de sus compañeros, y a comprender mejor dónde encajan en la estructura corporativa general. 

Los nuevos empleados pueden buscar inspiración de las oportunidades de crecimiento de la empresa en el organigrama, ya que es un gran recurso para averiguar quiénes son realmente todas esas personas con las que trabajan y cuáles son las áreas que le llaman la atención para crecer.

Cualquier empleado de tu cafetería, podrá beneficiarse de tener a su alcance los nombres, fotos y perfiles profesionales y personales de sus compañeros de trabajo. Además que mientras más informados y cómodos estén ellos, tu negocio fluirá hacia el éxito con mayor facilidad, y por lo tanto tú podrás estar mucho más tranquilo durante la gerencia. 

2. Le da un uso más eficiente a las comandas

La comanda es el soporte, físico o digital, del cual dispone el personal de una cafetería responsable de tomar el pedido a los clientes. Es muy importante porque para poder satisfacer al cliente y brindarle una atención acertada, se debe tener un buen sistema interno de comandas.

Un sistema de pedidos eficiente debe garantizar que todas las áreas de una cafetería tengan una visibilidad amplia de todos los canales de entrada de pedidos. 

Por eso es tan importante el organigrama de una cafetería, ya que tener presente la estructura organizacional de tu negocio y de tu equipo, te ayudará a entender cómo va a ser el proceso de elaboración de las comandas y la relación de las diferentes áreas con ellas.

El organigrama de una cafetería pequeña es tan importante como el de un negocio más grande; es un error muy común en las personas que están comenzando en este tipo de negocio pensar que pueden controlar todo sin establecerlo, como hacer una cafetería pequeña funcional, sin procesos establecidos correctamente y sin un organigrama.

Pensar que una persona del equipo puede tener varios roles, y que improvisar es más fácil que pensar en estructuras y procesos acertados, que ayuden a optimizar el servicio y la gestión, es un pensamiento de un negocio con bases insostenibles que puede llevarte a la quiebra.

Porque como te comentamos al inicio del artículo, no importa si en este momento tu estás encargándote de casi todo, trazar un organigrama te ayudará a proyectar tu cafetería hacia donde quieres que crezca. *Foto

Establecer un organigrama funcional de una cafetería es muy importante, ya que las comandas más allá de ser el papel en donde se anotan las órdenes, debe ser un registro de ellas y un medio de comunicación con las diferentes áreas de la cafetería, en donde junto a los meseros, barra, cocina, administración y gerencia deben complementar su trabajo, y usarlas para desempeñarse correctamente en lo que le corresponde a cada área. Para facilitar aún más el uso de las comandas, te recomendamos que hagas uso de un buen interfaz para tu menú.

3. Aumenta la productividad de tus empleados

Muchas veces tus empleados pasan horas buscando personas e información, aún más cuando son nuevos en el equipo. Cuando se piensa en el tiempo perdido de cada uno de tus empleados, las horas desperdiciadas y los errores (por más pequeños que sean), esto puede generar una disminución en la productividad de tu empresa. 

Hay estudios que señalan que las personas pierden hasta 2,5 horas semanales por empleado solo buscando personas e información. Esto tiene un impacto significativo en la productividad y la eficiencia. 

Utilizar un organigrama ayudará a tu equipo de trabajo a encontrar a quienes necesitan, incluso si no están seguros de a quién buscan, pueden encontrar a quienes los pueden ayudar de acuerdo a los cargos de la línea jerárquica. Eso sí, para que todo tenga un resultado satisfactorio, todos tus empleados deben conocer sus funciones. Desde las funciones de un mesero, hasta las funciones de un barista.

4. Mejora la felicidad y el sentimiento de pertenencia de tu equipo de trabajo

Los estudios han demostrado que lo que hace a las personas más felices no son sus ingresos, sino las relaciones y la salud. El lugar de trabajo es donde se pasa más tiempo durante el día, por lo tanto, donde se generan la mayoría de las relaciones. Establecer amistades en el trabajo entre tus empleados es crucial para una vida laboral y de convivencia más feliz.

Tu negocio puede tener un impacto significativo en la vida de tus empleados al brindarles un organigrama que los ayude a conocer a sus compañeros, y por lo tanto, a construir mejores relaciones.

Un organigrama no debes tenerlo archivado, todo lo contrario, debes de exponerlo en un lugar visible donde todos tus empleados tengan acceso a él, lo más grande y legible posible. 

Los organigramas les brinda información que pueden usar para ser más productivos, pero también detalles entre ellos que ayudan a forjar amistades.

5. Es una herramienta que canaliza la comunicación interna de tu negocio 

Imagínate que cada vez que tu mesonera tenga un inconveniente familiar te escriba para pedirte permiso, pero al mismo tiempo, tu cocinero te esté llamando para que le autorices comprar unos alimentos, y tengas unas llamadas perdidas de tu contadora para conversar temas de los pagos de los salarios… ¡claramente vas a sentir que no puedes con todo! 

Con un organigrama puedes entender cuál va a ser la línea jerárquica de tu cafetería, y no solo tú, también tus empleados van a saber cuál es el canal de comunicación interna. 

Un asistente de cocina sabrá que primero debe hablar con el encargado de la cocina, y luego este si le parece pertinente migrará la información al encargado, pero si por el contrario es un tema fácil de controlar, él se encargará de hacer sin que te saturen. 

Lo positivo de esto es que cada quien sabrá con quien hablar y cómo canalizar sus inquietudes, y tú podrás continuar encargándote de otros temas, cómo por ejemplo hacer crecer tu cafetería.

Si te pareció valiosa esta información, recuerda: - Guardar este artículo para que lo compartas con tus socios y entiendan la importancia del organigrama de una cafetería.

- Sigue informándote. Abrir una cafetería, administrar y gestionarla puede ser retador, pero vas a lograrlo siempre que cuentes con la información necesaria.

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