Cómo manejar un restaurante con múltiples sucursales, una guía completa

Tener un restaurante es saber el compromiso que tienes a la hora de crecer profesionalmente. Por eso es usual que tengas ganas de crecer y abrir varias sucursales de tu restaurante.

En este artículo te explicaremos de manera detallada cuáles son los modelos de negocio para expandir tu restaurante. Así como los pros y contras de cada uno. ¡Sigue leyendo!

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¿Que es un restaurante de múltiples ubicaciones?

Cómo su propio nombre lo indica, un restaurante abierto en más de una ubicación se le conoce como un restaurante de múltiples locaciones. Estos pueden ser desde una franquicia, hasta un grupo de restaurantes operados de manera independiente.

Si bien tener sucursales de tu negocio suena como una idea ganadora, lo cierto es que trae desafíos importantes. El primero de ellos es definir el modelo de restaurante que más conviene. Aquí revisaremos los modelos más importantes.

Cadena de restaurantes

Una cadena de restaurantes es, cómo su nombre lo indica, una serie de restaurantes que dependen de una casa matriz para la toma de decisiones, así como de su imagen de marca. A diferencia de una franquicia, una cadena depende completamente de una sola figura de autoridad. Algunas de las ventajas de este modelo son:

Ventajas:

• A diferencia de una franquicia, la cadena de restaurantes te ofrece el mismo sabor y servicio en todas las sucursales gracias al uso de recetas estandarizadas. Al ser dependientes de una sola marca, todas las locaciones deben responder a una sola casa matriz, es decir. Control total.

• Mayor poder de negociación: Al tener múltiples sucursales, puedes aprovechar economías de escala y negociar mejores precios con proveedores. Esto puede ayudarte a reducir costos y aumentar los márgenes de beneficio.

• Fortalecimiento de la marca: Una cadena de restaurantes bien establecida y reconocida puede generar confianza y lealtad en los clientes. El reconocimiento de marca también puede facilitar la expansión futura.

Desventajas:

• Mayor responsabilidad: A medida que se abren más sucursales, también aumenta la responsabilidad de gestionar cada una de ellas. Esto requiere una buena organización, comunicación efectiva y supervisión constante para garantizar la coherencia en todas las ubicaciones.

• Riesgo de saturación del mercado: Si la cadena de restaurantes se expande rápidamente sin una estrategia sólida, existe el riesgo de saturar el mercado y enfrentar una competencia intensa. Es esencial realizar un análisis exhaustivo del mercado y planificar cuidadosamente la expansión.

• Menor flexibilidad: La estandarización y la necesidad de mantener una experiencia consistente en todas las sucursales pueden limitar la capacidad de adaptarse a las preferencias y demandas locales.

Es bueno, a la hora de pensar en este modelo de negocio considerar si es lo que se busca. Un restaurante independiente es más fácil de manejar aunque su escalabilidad sea más pequeña que un restaurante de cadena. Incluso, una cadena de restaurantes también tiene su desafíos a la hora del control. Por eso las franquicias son otro escenario importante.

Franquicias

El modelo de franquicia implica ceder el control que se guarda con celo (cómo en el caso de la cadena de restaurantes) a otra persona o marca. Las cuales son las responsables de las operaciones y la administración del restaurante.

Si bien es cierto que ya no tendrías el control, también la inversión de tiempo y dinero es mucho menor que en el modelo anterior. Sin embargo ahondaremos más en los beneficios y desventajas a continuación

Ventajas:

• Expansión en menos tiempo: el franquiciado necesita recuperar su inversión. Por ende abrirá en menos tiempo y absorbiendo costos que de otra manera tendrías que asumir tu.

• Menos inversión de dinero: cuando decides franquiciar tu restaurante, será el franquiciado el que asuma los costos de apertura. Además podrás disfrutar de ingresos extras por uso de marca y regalías.

• Menos costos de entrenamiento de personal: en el mundo del restaurante, la tasa de rotación es muy alta. Cuando franquicias, el franquiciado asumirá los costos de entrenamiento de personal y muchas veces, él mismo asumirá el rol de gerente de sucursal, motivado por el deseo del éxito de la franquicia.

Desafíos de manejar una franquicia:

• Solo es rentable si tu restaurante es rentable: franquiciar tu restaurante no es una solución para negocios en riesgo de quiebra. No lo uses como solución para inyectar capital, sólo recurre a este modelo de negocio cuando sepas que tu concepto es exitoso.

• Costos: si bien el franquiciado asume una serie de gastos importantes, tú también tendrás que invertir en cosas como: manuales de marca, de operaciones, de contratación y documentación legal.

• Soporte: no todo es miel sobre hojuelas. Deberás capacitar a un equipo que solucione todas las dudas de tus franquiciados. Tus franquiciados deben saber que pueden contar con un equipo que resolverá sus problemas a la hora de implementar procedimientos en sus sucursales.

Como ves, todo tiene un precio. Y si crees que franquiciar tu restaurante será una forma de hacer dinero fácil y rápido, no puedes estar más equivocado. Como todo modelo de negocio, este también es sacrificado. Sin embargo, es de lo más satisfactorio cuando ves los frutos.

Grupos de Restaurantes

Los grupos de restaurantes son aquellos que pueden tener diferentes conceptos y marcas pero están englobados bajo una misma empresa, de hecho, a veces es difícil identificar cuando varios restaurantes diferentes, realmente son pertenecientes a una misma empresa.

Quizá este modelo suena más a un estilo diversificado de hacer las cosas. Es decir, en vez de quedarte con un solo concepto de restaurante, podrías arriesgarte y tener varios conceptos. Aquí te dejamos las ventajas y las desventajas de este modelo.

Ventajas:

• Mayor diversidad de conceptos y marcas: Una de las principales ventajas de los grupos de restaurantes es la capacidad de diversificar los conceptos y marcas bajo su gestión. Al tener una cartera diversa, los grupos de restaurantes pueden aprovechar las tendencias emergentes y adaptarse rápidamente a los cambios en las preferencias de los clientes.

• Operaciones ágiles: olvida los pequeños puestos operativos, ahora podrás contratar gerencias y roles de más responsabilidad que te permita agilizar operaciones complejas que garanticen el funcionamiento de tus inversiones.

• Será un imán de talento: si bien en el mundo del restaurante, las tasas de rotación son altísimas, si decides crecer, tus talentos crecerán contigo. No solo ofrecerás posiciones operativas, también podrás ofrecer posiciones estratégicas que incentivarán a tus colaboradores a seguir creciendo. Aumentando así, la tasa de permanencia.

Desafíos:

• Renuncia al control: si, puede sonar difícil pero hay que aprender a delegar. En este punto, te convertirás en director ejecutivo del grupo restaurantero por ende, tendrás que concentrarte en tareas de alta responsabilidad, en lugar de las tareas que antes disfrutabas. Pero no es malo, esto te permite tener una visión panorámica de lo que pasa.

• Muchos conceptos, muchos desafíos: a diferencia de una cadena en donde todos los restaurantes van de lo mismo, en un grupo todos los restaurantes tienen su propio concepto. Por ende, cada uno tiene su propio desafío y su propia manera de hacer las cosas. Si tiene una alta tolerancia a la frustración, tal vez esta desventaja no le sea tan problemática.

• Falta de comunicación: la falta de comunicación es un problema común pero grave entre los restaurantes. Y más cuando se trata de comunicar cosas importantes como juntas o cambios en los proveedores o sistemas de cobro. Aunque la mayoría de los grupos han optado por solucionar este problema con ayuda de la tecnología.

Cómo ves, estos modelos de negocio tienen sus ventajas y desventajas. Así que debes pensar muy bien cuál de estos se adapta mejor a lo que quieres hacer y más cuando se trata de expandir tu negocio como un negocio de múltiples sucursales.

El reto de manejar un restaurante de múltiples sucursales

Dirigir una cadena de restaurantes no es un reto fácil pero si tu meta es llegar hasta ese punto, entonces es importante que consideres elementos como la consistencia del concepto, mantener el equilibrio entre las sucursales nuevas y las existentes, la comunicación y la gestión de personal. ¿Crees que puedes lograrlo? entonces sigue leyendo.

Mantener la coherencia de marca y experiencia del cliente

Establecer una coherencia de marca no es más que verificar que todos los procesos sean los mismos y sean respetados en cada una de las sucursales del restaurante, independientemente del concepto que tenga cada uno de los restaurantes. Se ha demostrado que mantener esta coherencia puede aumentar las ganancias hasta en un 20% por eso es importante mantenerla.

• Establece manuales de operaciones detallados: Documenta y comunica claramente los estándares operativos y las prácticas recomendadas para cada área del negocio, desde el servicio al cliente hasta la preparación de alimentos. Esto garantizará que todos los empleados estén al tanto de los procesos y procedimientos clave.

• Mantenga todas sus operaciones bien alineadas: desde el control de calidad hasta los horarios de apertura y cierre, la logística de los proveedores y el programa de entrenamiento. Esos factores aunque pequeños y de gestión interna, son importantes para mantener la coherencia en tu cadena de restaurantes, grupo o franquicia.

Al enfrentar los problemas de administrar restaurantes de varias unidades, es esencial tener una planificación estratégica, una comunicación efectiva y sistemas sólidos en su lugar. Siguiendo las soluciones mencionadas anteriormente, los propietarios y gerentes de restaurantes pueden superar estos desafíos y llevar a cabo una operación exitosa y coherente en cada ubicación.

Sucursales nuevas y sucursales existentes: el balance es la clave

A la hora de gestionar una cadena de restaurantes, muchos dueños de restaurante se encuentran con la sorpresa de que su entusiasmo se les salió de las manos y ahora no sólo deben saber controlar de manera eficiente una nueva locación, también deben administrar la locación existente pero ¿cómo hacerlo?. El equilibrio es la respuesta.

Y para que eso sea posible, es necesario que como inversor sepas que debes extraer recursos de tu locación actual y llevarlo a la nueva locación. Esto se traduce en talento o equipos trabajando en tu nueva locación, bien sea de manera temporal o permanente. Muchos dueños de negocios tienden a subestimar a sus talentos y optan por contratar a nuevos empleados de cero, pero lo cierto es que traer elementos de tu antigua locación puede ayudarte a optimizar las operaciones de tu nueva sucursal mucho más rápido sin comprometer la calidad del servicio ni del producto.

Comunicación transparente, fluida y ágil

Administrar un restaurante de múltiples sucursales no solo exige una excelente capacidad de negociación, también exige ser un comunicador excepcional. Mantener la comunicación con todos los que toman decisiones en tus restaurantes es crucial para mantener el orden y mantener la estandarización de los procesos que hayas establecido

No importa si las múltiples ubicaciones de restaurantes están distantes entre sí. Las opciones de comunicación son muchas: videollamadas, llamadas, mensajes, correos electrónicos o mensajes internos. La comunicación directa y transparente entre el equipo y tú, es crucial para crear un firme sentido de cohesión en la empresa. Lo cuál, como ya comentamos, aumenta la rentabilidad de una manera importante. Y, cómo extra, también aumenta el sentido de pertenencia de los colaboradores.

Manejo de tus colaboradores: crea una estructura organizativa eficiente

La rotación de colaboradores es un problema común cuando se trata de gestionar varios restaurantes. En promedio, un empleado abandona su lugar de trabajo cada 110 días. Las causas son variadas, pero la mayoría de ellas son: falta de crecimiento, desmotivación, falta de sentido de pertenencia y moral baja.

Cuando decides abrir un restaurante de múltiples sucursales, también estás abriendo una puerta al crecimiento laboral de tu personal y a su vez, incrementar la retención de personal. En ese sentido, implementar una estructura organizacional te permite crear puestos estratégicos para optimizar las operaciones de tu negocio. También te ayuda a medir el desempeño del personal y a su vez, fortalecer la moral laboral.

Estrategias clave para administrar un restaurante con múltiples sucursales

Llegado este punto, ya tienes una idea de los retos que engloba abrirte un camino dentro de la administración de un restaurante de múltiples sucursales. Sin embargo, hay una serie de estrategias que debes tomar en cuenta cuando, de plano, decides abrir más de una sucursal. Te las enumeramos a continuación:

No disperses tus esfuerzos. Centralizar es crucial

Uno de los desafíos más importantes a la hora de administrar un restaurante es manejar todo desde un sólo lugar y de manera eficiente. Es común contar con varias herramientas que solucionan aspectos administrativos o contables diferentes y en esa confusión, es natural que hayan datos dispersos y falta de control.

Al centralizar todos estos aspectos sueltos en un sólo software que permita estandarizar procesos, generar reportes, visualizar finanzas, entre otros, se podrá garantizar el control correcto de las operaciones de las sucursales. Si bien configurar todo en una sola herramienta puede llegar a ser retador, sin duda es más rentable y práctico a largo plazo que resolver problemas generados por la falta de optimización.

Estandariza tus procesos

Cuando se tiene una sola locación, estandarizar procesos no debería ser mayor problema. Pero cuando se trata de administrar un restaurante de múltiples sucursales, el panorama se torna un poco más complejo. Cuando hablamos de estandarización, generalmente hablamos de mantener los mismos parámetros de costos y gastos en la preparación de alimentos. Pero también nos referimos a estandarizar los procesos de contratación de personal, inventario, reporte de finanzas, cambio de turno, cierres de caja, contratación de proveedores, de servicios y de implementación de operaciones.

Por lo regular, este proceso se lleva a cabo de manera centralizada a través de un software de gestión de restaurantes para que todos los tomadores de decisiones puedan visibilizar cómo operan sus equipos. Un sistema unificado, permite tomar decisiones informadas, atender clientes, mejorar procesos y controlar al personal en tiempo real y de forma automatizada.

Usa la tecnología a tu favor

Cada vez más restaurantes (y nos arriesgamos a decir que todos) cuentan con un Software Punto de Venta para optimizar y automatizar sus procesos. Lo ideal es que este tipo de software anide sus datos en la nube para que tengas acceso a tus datos desde cualquier lugar y momento.

Hay 3 ventajas principales por las cuáles adoptar un Punto de Venta (POS) puede facilitarte la gestión de tu negocio:

• Obtén datos del rendimiento: compara las ventas obtenidas por tiempo o producto. Cuales productos se vendieron más y en cuál temporada. Aunado a eso, puedes sacar reportes y tomar decisiones

• Mantener la consistencia de tu negocio: cómo lo hemos dicho en párrafos anteriores, mantener la coherencia es vital si buscas que tus sucursales se mantengan en el tiempo. Con un POS puedes garantizar la estandarización de recetas y procesos, la gestión del inventario, el control de tu personal, entre otras funciones.

• Administración de pedidos: podrás administrar tus pedidos en línea. Bien sea con integraciones o con la creación de una página web especialmente diseñada para tu negocio.

Estos sólo fueron 3 beneficios pero sin duda hay varios más, de los cuales hablaremos más adelante.

La Importancia de usar un POS en la administración de un restaurante de múltiples sucursales

Ahora sí, ahondaremos en los beneficios de implementar un POS como parte de las herramientas fundamentales para el manejo de tus restaurantes.

Optimiza tus operaciones

La optimización de operaciones permite que todos los procesos se hagan de la misma manera pero de forma automática y eficiente, en comparación con un proceso manual. Un POS está diseñado para optimizar operaciones cómo:

• Toma de órdenes: bien sea con una tableta o un smartphone. Las comandas irán directo a cocina automáticamente y sin errores de tipeo.

• Gestión de inventario: este tipo de función se genera automáticamente. El POS avisará cuando falte poco para que se agote un producto en bodega y en el caso de Poster POS, te mandará un correo electrónico al final del día con tu reporte de inventario diario.

• Control de horarios y llegadas de los empleados: un POS te ayuda a controlar los horarios de tu personal. Fácilmente podrás ver a qué hora llegaron tus colaboradores, a que hora salieron y cuánto vendieron durante su turno.

Estas gestiones te ayudan no sólo a ahorrar tiempo, sino también a prevenir errores humanos que de otra manera, podrían significar pérdidas de dinero.

Análisis y reportes

Los POS son especialmente útiles al momento de analizar la gestión del inventario a través de informes detallados. Al mismo tiempo, también podrás observar el comportamiento de cada uno de tus colaboradores: cuánto vendió cada uno y en cuál turno.

Además del inventario, una de las principales funciones de un POS es darte un reporte de ventas pormenorizado. Este tipo de reportes te permite conocer el desempeño de cada una de tus sucursales para tomar decisiones informadas al respecto.

Control y supervisión centralizados

Manejar su cadena de restaurantes, franquicia o grupo restaurantero se convierte en una tarea menos titánica y más eficiente si se hace desde un sólo lugar. Y más aún, desde un solo dispositivo o software. En ese sentido, un POS te permite observar el funcionamiento de cada una de tus sucursales, desde sus ventas diarias hasta el inventario que hay en cada uno de sus almacenes o refrigeradores. La mayoría de las veces, en tiempo real y desde cualquier lugar del mundo.

Conclusión

Ahora que estás listo para expandir tu negocio. Nunca olvides que hay herramientas como Poster POS que te pueden ayudar a manejar tus sucursales de manera intuitiva desde un sólo dispositivo. Una herramienta como Poster puedes ayudarte a estandarizar tus procesos, a hacer análisis financieros y a llevar el control de tus colaboradores de manera más transparente. Explora Poster punto de venta hoy mismo y descubre lo que puede hacer por ti.

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