Cómo llevar la contabilidad de tu restaurante

La contabilidad de una empresa restaurantera, así como su estado financiero, son reflejo de la salud económica de tu negocio. Sin importar el tamaño o edad de tu restaurante, llevar la contabilidad al día es una obligación que puede acarrear inesperados beneficios cuando aprendes a automatizarla.

Si te estás preguntando cómo llevar la contabilidad de una empresa dentro del sector restaurantero conoce a continuación algunos consejos que pueden ayudarte durante la administración de tu empresa.

¿Cómo llevar la contabilidad de tu empresa?

Las leyes obligan a los emprendedores y empresarios a llevar registros y libros de contabilidad. El objetivo de esto es que los sistemas de administración tributaria puedan llevar a cabo auditorías para verificar que los registros del negocio coincidan con los impuestos que deben pagar.

Por ello, además de saber cómo llevar la contabilidad de una empresa, es importante que constantemente actualices los ingresos y egresos de tu negocio, especialmente si pertenece al sector restaurantero, ya que las cafeterías, bares o comedores tienen un flujo de pagos y gastos constante al que es vital darle seguimiento para evitar fugas de capital o inconsistencias en los registros.

Y si tu negocio apenas va a arrancar o te gustaría mejorar su desempeño, considera los siguientes consejos para gestionar correctamente la contabilidad de una empresa:

Registra y calcula todo

La información financiera que produce un restaurante diariamente también puede servir para evaluar la operación y rentabilidad del negocio. Registrar las entradas y salidas de dinero, calcular correctamente los precios de los platillos para recuperar la inversión y generar ganancias o cumplir con las obligaciones fiscales serán los cimientos para impulsar tu negocio.

Este tipo de registros y cálculos te permitirá disponer de suficientes fondos para cumplir con tus responsabilidades con la nómina del personal, los pagos a proveedores, la renta y servicios del restaurante, además de permitirte ahorrar en caso de imprevistos.

Capacita a tu equipo constantemente

En primer lugar, tú como dueño o responsable de la operación debes saber para qué sirve llevar la contabilidad de una empresa, cómo generar facturas de restaurante, familiarizarte con la tecnología y conocer herramientas tecnológicas que faciliten las actividades contables de tu negocio, como un punto de venta y un sistema de facturación.

Como cabeza del negocio, tienes la opción de contratar un contador que te ayude a llevar los números de tu restaurante, bar o cafetería, pero también tienes la opción de hacerlo por tu cuenta.

Lo que sí, es que los meseros y encargados de caja forman parte de tu equipo contable, dado que son ellos quienes producen la mayor cantidad de registros financieros, a través del kit punto de venta, desde comandas, pagos y hasta las propinas.

Por ello, si integras a la operación de tu restaurante un punto de venta como Poster POS e integras un sistema de facturación como Facifact, es importante que te mantengas al tanto de las actualizaciones y puedas capacitar correctamente a tu personal sobre las nuevas funciones.

Controla los ingresos y egresos

El objetivo de la contabilidad es tener control de las entradas y salidas de dinero del negocio para asegurar la salud financiera del restaurante. Esto se realiza mediante un registro rutinario y ordenado tanto de las ventas como de las compras, con lo cual te puede ayudar mucho un software de comandas para restaurante.

Una práctica contable que te ahorrará mucho tiempo y dinero es automatizar el registro de entradas y salidas mediante uno de los paquetes de Poster POS, además de permitirte delegar en buena medida los aspectos más repetitivos de la contabilidad de tu restaurante, bar o cafetería y ofrecerte a ti y a tu contador informes diarios de la operación que pueden consultar desde cualquier dispositivo móvil.

Integrar la información de entradas y salidas de capital también puede ayudarte a enfocar el tiempo y recursos en áreas más dinámicas, como la cocina, el servicio al cliente o la proyección a futuro del negocio.

Sin embargo, descuidar el área contable del restaurante puede repercutir negativamente en todas las demás, así que no esperes a que sea muy tarde y acércate a Poster para descubrir la mejor opción de automatización para tu restaurante.

Que no se te pase el pago de nómina

Los pagos periódicos a tus colaboradores y empleados no se realizan «en bruto», sino que deben desglosarse correctamente en los registros contables. Dicho registro debe incluir el nombre y puesto de la persona, la descripción de su percepción salarial periódica (diaria, semanal o mensual, según sea el caso), así como las deducciones fiscales, prestaciones de ley y otros incentivos, como las vacaciones, caja de ahorro o bonos de puntualidad.

Es importante que tus registros de nómina estén al día antes de pagar a tus empleados. Naturalmente, según el tamaño de tu restaurante será más fácil lidiar con pocos empleados que con un gran equipo, al menos en términos contables.

Sin embargo, aunque el negocio tenga pocos empleados, organizar la nómina con anticipación permite adelantarse a problemas de liquidez y poder cumplir a tiempo con el pago de tus colaboradores.

Dale un seguimiento regular a tus finanzas

Las cuentas contables de un restaurante son la documentación financiera de tu negocio, así como la herramienta para analizar su rentabilidad. Aunque contrates a un contador o despacho para cederle el control de la contabilidad, lo mejor es estar informado sobre lo que ocurre y cuál es el funcionamiento de las cuentas contables vinculadas a tu operación.

Existen numerosas denominaciones y tipos de cuentas contables según el tipo de empresa, pero en la administración gastronómica las principales son las de acreedores y deudores, compras y gastos, ventas e ingresos, y cuentas financieras (incluyendo créditos, muy importante para realizar conciliaciones bancarias). La función principal de estas cuentas es generar asientos y registrar los movimientos financieros del restaurante.

El software de punto de venta de Poster POS puede ayudarles a ti y a tu contador a llevar un registro más preciso de las cuentas contables y las facturas de restaurante, con lo que podrás modificar o ajustar tu operación según la información que generan tus empleados en tiempo real.

Recuerda que asumir el control financiero de tu restaurante es la mejor manera de gestionar un crecimiento sostenible de tu inversión, por lo que vale la pena ayudarte de herramientas como Poster POS y Facifact que permiten a los dueños agilizar la contabilidad de una empresa.

¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa restaurantera con Poster POS y Facifact?

Con el punto de venta de Poster POS puedes administrar los accesos de tus trabajadores para la apertura y cierre de los turnos de caja, establecer el tipo de fondo que quieres utilizar, revisar quién registró cada pago o hizo movimientos financieros en el punto de venta y tener así un control más uniforme de la contabilidad de tu empresa.

Adicionalmente, Poster POS permite la integración de Facifact, un sistema de facturación digital que facilita la generación de las facturas de restaurante tanto para ti como para tus clientes.

Con Facifact, tus clientes pueden generar las facturas de sus compras entrando a la liga que aparece al final de sus tickets e ingresando los siguientes datos:

• Número de ticket.
• Monto pagado.
• RFC (Registro Federal de Contribuyentes)

Además, si tu negocio factura constantemente a otros clientes, tienes la opción de contratar el paquete que más te convenga con la cantidad adecuada de folios para tu actividad fiscal e incluso recibir folios adicionales al terminar tu registro con tu Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y tu Certificado de Sello Digital (CSD).

El sistema de automatización que te ofrece Facifact te permite emitir facturas en poco tiempo y sin errores, de tal forma que puedes hacer tu declaración anual y cumplir con tus obligaciones fiscales a tiempo, además de tener la ventaja competitiva sobre otros restaurantes, negocios y bares que no les ofrecen a sus clientes una opción confiable para generar facturas de restaurante.

Ventajas de usar Facifact para mejorar la contabilidad de tu restaurante

Algunos beneficios que te ofrece el sistema Facifact para generar las facturas relacionadas a la contabilidad de un restaurante son:

• Acceso gratuito 24/7 a tu historial de facturas para hacer auditorías y analizar el estado de tus finanzas, implementar medidas para reducir los gastos o comparar pagos.
• Recibe asesorías ilimitadas.
• Registra usuarios ilimitados.
• Adquiere addendas y complementos adicionales.

Sabiendo cómo puedes llevar la contabilidad de una empresa restaurantera con Poster POS y Facifact, anímate a contratar tu punto de venta en línea e integra fácilmente el sistema de facturación.