¿Cómo superar los retos externos e internos de tener un restaurante?
8 de junio • 8 minutos
El sector restaurantero puede ser bastante redituable, pero no está exento de riesgos. Factores externos como el aumento de costos de ingredientes y materias primas, cambios en las tendencias gastronómicas o desastres naturales pueden afectar considerablemente el rendimiento de tu negocio. Antes de comenzar a operar un restaurante puedes diseñar un plan de negocios en el que plantees soluciones a distintos escenarios que pudieran afectar tu restaurante; sin embargo, tu prioridad debe ser fortalecer y posicionar tu local lo suficiente para poder superar estos obstáculos y, en dado caso, recuperarse en caso de que un factor externo ponga en riesgo tu operación.
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¿Por qué la resiliencia importa en los restaurantes?
En un entorno tan dinámico y competitivo como el de la industria restaurantera, la resiliencia no es solo deseable, sino indispensable. La resiliencia operativa (la capacidad de resistir y recuperarse rápidamente de interrupciones sin afectar la experiencia del cliente) permite a los restaurantes mantenerse a flote y destacar, incluso en momentos de crisis.
Eventos inesperados como la escasez repentina de ingredientes clave, la falla de un sistema de reservas o un pico inusual de comensales durante las horas punta pueden poner a prueba la solidez de cualquier operación, mientras que casos más extremos como un desastre natural o un incendio que afecte directamente la estructura y operación del local pueden marcar el fin de un negocio si no se cuenta con un plan de respaldo, un financiamiento de emergencia destinado a la recuperación del lugar para este tipo de casos y un seguro contra desastres naturales y accidentes.
La resiliencia permite a los equipos responder ante las emergencia con agilidad, minimizar el impacto y mantener un nivel constante de servicio o, por lo menos, seguir presentes en las vidas de sus clientes en lo que retoman la operación habitual.
Estrategias clave para dar un servicio ágil
Un restaurante ágil puede adaptarse con rapidez a los cambios sin sacrificar la calidad. Para lograrlo, se requiere una combinación de planeación inteligente, colaboración activa y el uso estratégico de la tecnología.
Estas técnicas pueden ayudarte a preparar a tu restaurante para distintos escenarios y diseñar planes para seguir operando a pesar de las adversidades.
Planificación iterativa y mejora continua
La planificación iterativa se basa en ciclos cortos de revisión y ajuste, en lugar de grandes cambios infrecuentes. Una forma de llevarlo a cabo es utilizando herramientas como Poster POS, un software para gastronomía que cuenta con reportes de venta diarios y un registro de inventarios que se actualiza en tiempo real.
Adicionalmente puedes mantenerte al pendiente de las redes sociales de tu negocio para conocer la satisfacción y opiniones de tus clientes, recopilando datos y mensajes que pueden ayudarte a seguir mejorando constantemente su experiencia en tu restaurante. Este enfoque reduce el riesgo de tomar decisiones mal informadas y facilita una adaptación más fluida. Por ejemplo, ajustar el número de meseros por turno en función de la afluencia registrada cada semana puede evitar tanto la sobrecarga del equipo como el gasto innecesario.
Colaboración en equipo multifuncional
En esta era digital es imposible que los equipos de trabajo de un restaurante sigan operando de la misma manera que hace varios años. Los errores en las comandas, el caos en la cocina, el inventario perdido, la falta de comunicación entre las áreas de trabajo y las inconsistencias en las cuentas al hacer el cierre de caja son inadmisibles dentro de la operación de un restaurante. La comunicación es primordial para tener un equipo ágil y con labores bien delimitadas que pueda sacar adelante el trabajo aún ante eventos inesperados como un flujo de clientes mayor al previsto o escasez de ingredientes y personal son clave para tener un restaurante exitoso, pero eso solo puede lograrse a través de una constante capacitación y fomentando la interacción entre las áreas. Aunque no lo parezca, que el personal de la barra conozca cómo trabaja cocina, que los meseros puedan localizar rápidamente al equipo de limpieza y que los cocineros se comuniquen con los administradores es importante para tomar acción en caso de emergencias.
Toma de decisiones basada en datos
La intuición es valiosa, pero en operaciones complejas como las de un restaurante, los datos son esenciales para tomar decisiones rápidas y efectivas. Analizar las cifras de ventas, los niveles de inventario y la disponibilidad del personal permite anticipar la demanda, optimizar compras y planificar la dotación con mayor precisión.
Por ejemplo, identificar que los lunes hay menor rotación de mesas pero mayor venta de bebidas puede ayudarte a ajustar el menú o la asignación de personal de barra. Las decisiones basadas en evidencia reducen el desperdicio, aumentan la rentabilidad y elevan la satisfacción del cliente. Pero no solo es importante mantenerse informado sobre los datos y cambios en tu restaurante, te aconsejamos monitorear también las fluctuaciones en los costos de tus ingredientes y productos para poder ajustar adecuadamente los costos de tus platillos o pensar en alternativas sin afectar su calidad. Por ejemplo, si tu platillo más popular tiene una guarnición de piezas de camote frito, pero el costo de este tubérculo aumenta el doble, puedes reemplazarlo con papas blancas, conservando el mismo sazón y método de preparación.
Agilizando las prácticas
Implementar agilidad no requiere una transformación total de un día para otro. Es más efectivo empezar con una prueba piloto. Por ejemplo, seleccionar un servicio de brunch dominical como campo de prueba: se recopilan comentarios de clientes y personal diariamente, se ajusta la carta o el número de meseros y, una vez probadas las mejoras, se aplican al resto del restaurante.
Además, si quieres integrar herramientas inteligentes en tu operación, como sensores de temperatura, pantallas en cocina o un sistema punto de venta para tomar comandas y registrar los datos de tus clientes más leales, lo recomendable es hacerlo poco a poco, comenzando con una herramienta por vez, especialmente si el concepto del restaurante es más bien tradicional.
Los cambios repentinos pueden ser contraproducentes al abrumar a tu personal que estaba acostumbrado a una forma de trabajo específica, pero euniones breves y regulares con el equipo ayudan a identificar oportunidades de ajuste, refuerzan la comunicación, abren espacios de capacitación con las nuevas herramientas y promueven una cultura interna de adaptabilidad y mejora constante.
Apoyando la agilidad con herramientas de gestión integradas
La tecnología es una aliada clave en la agilidad operativa. Herramientas como un sistema punto de venta integran datos de ventas, inventario y preferencias de clientes en un solo lugar, facilitando el análisis y la toma de decisiones en tiempo real. Estas herramientas permiten, entre otras acciones, detectar con rapidez un platillo que no se vende bien, ajustar el inventario automáticamente o enviar alertas al personal sobre un producto próximo a agotarse.
Una base tecnológica sólida libera tiempo para enfocarse en lo más importante: Ofrecer una experiencia memorable al cliente, reduciendo considerablemente los errores en las comandas, agilizando los tiempos de producción y recompensando a los clientes, lo que, a su vez, fortalece la posición de tu negocio en un sector tan competitivo como el restaurantero.
Es cierto que no puedes controlarlo todo, a pesar de las medidas de seguridad puede ocurrir un incendio o un robo, si vives cerca del mar es imposible evitar huracanes y tormentas tropicales, incluso en zonas más urbanizadas siempre se corre el riesgo de las inundaciones, sin mencionar que los costos de ingredientes y productos fluctúan constantemente.
Sin embargo, sí puedes prepararte para distintos escenarios capacitando constantemente a tu personal, manteniendote informado sobre los cambios en el mercado, contratando un seguro para desastres naturales y accidentes y creando un fondo para emergencias con el que puedas reponer todo el equipo y hacer las remodelaciones necesarias para operar cuanto antes después de un siniestro.
No tengas miedo de apoyarte de nuevas tecnologías y mantén una comunicación constante con tus equipos para seguir fortaleciendo tu negocio y brindando el mejor servicio a tus clientes.