¿Cómo hacer el organigrama de una panadería?
16 de marzo • 23 minutos
Uno de los dichos más populares en México es «Las penas con pan son menos» y dado que el consumo per cápita de los mexicanos es de 33.5 kilos anuales, es fácil intuir por qué de acuerdo con el Informa Mundial de la Felicidad 2024, México está a la cabeza de la lista de los países más felices del mundo pertenecientes a Latinoamérica.
La industria panadera es una de las más populares y rentables en México, pues además que engloba la cultura y tradición del país, pudiendo encontrar panaderías en cualquier rincón, desde las grandes ciudades hasta los pueblos más lejanos, también es bastante versátil, pues es común encontrar tanto grandes panificadoras pertenecientes a franquicias como establecimientos pequeños a medianos que pasan de generación en generación.
Sin embargo, de nada sirve la popularidad de las panaderías o su flexibilidad para comenzar tu propio negocio en este rubro si no hay una organización adecuada.
El ambiente de cocina, y de producción en general, puede volverse caótico si cada uno de los miembros de tu equipo no conoce puntualmente sus responsabilidades, qué utensilios les toca utilizar o qué se espera de ellos, lo que afecta directamente el desempeño de tu negocio, pues se acumulan pedidos, no se cumplen con las entregas y, como consecuencia, hay pérdidas.
La organización es indispensable para evitar este tipo de situaciones y una herramienta gráfica que puedes aprovechar para establecer las jerarquías dentro de tu negocio, así como las funciones de cada integrante de tu equipo es un organigrama de panadería.
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¿Cuáles son los tipos de organigramas de una panadería?
También conocido como plano de una pastelería o panadería, un organigrama es un esquema o representación gráfica en el que se desglosan los departamentos en los que se divide un negocio, sus dirigentes, las personas a su cargo y las tareas que desempeña cada uno de ellos.
Los organigramas se dividen en tres categorías:
-
Verticales: Su estructura es lineal y sencilla, no suele dividirse en más áreas o conectarse con otras. Por ejemplo: Jefe > Gerente > Repostero. Es la opción ideal para ser el organigrama de una repostería pequeña.
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Horizontales: La organización se construye de izquierda a derecha y representa a los líderes de cada área, así como las subdivisiones de cada una, los miembros del equipo que las componen. Funciona muy bien como organigrama de una panadería mediana.
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Mixtos: Este tipo de esquemas puede usarse para crear el organigrama de una panadería grande, ya que además de jerarquizar las posiciones y tareas dentro de un negocio, muestra la conexión de distintas áreas que, a simple vista pareciera que no tuviera relación. Por ejemplo, conecta al equipo de Ventas con el de Marketing para crear nuevas estrategias que atraigan más clientes o puede conectar al gerente del área de producción con el de decoración para asegurarse que cada producto cumpla con el estándar de sabor y presentación.
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¿Cuáles son los beneficios de hacer el organigrama de una panadería?
Establecer el organigrama de una panadería y repostería definiendo correctamente cada puesto, las tareas que desempeñan y quien supervisa cada función dentro del negocio evita confusiones y fallos en la comunicación dentro de los equipos, pero también ofrece otros beneficios como:
- Crear un flujo de trabajo eficiente.
- Identificar necesidades y áreas de oportunidad dentro de la operación del negocio.
- Mejorar el enfoque estratégico del local.
- Aumentar la eficiencia de los equipos de producción.
- Brindar una mejor atención a los clientes.
- Reducir y prevenir accidentes, desperdicio de inventario y, en ocasiones, costos fijos de gas, luz y agua.
Es importante que el organigrama de una panadería y sus funciones esté al alcance de todos tus trabajadores, ya sea como un afiche impreso a la vista del equipo o como un descargable al que puedan acceder rápidamente cuando necesiten hacer una consulta, pedir permisos o reportar incidentes.
Puedes agregar el tu logo de panadería al diseño final del organigrama para aumentar el sentido de identidad y originalidad de tu estructura organizacional.
Tipos de panaderías y cómo se organizan
No todas las panaderías y pastelerías son iguales, su estructura puede ser más o menos compleja dependiendo de su tamaño, modelo de negocio y enfoque, por ejemplo, los establecimientos tradicionales priorizan la producción para cumplir con las demandas de lso clientes, mientras que los negocios mixtos con cafetería se enfocan más en el servicio al cliente.
Antes de establecer el organigrama de una pastelería y repostería es importante conocer las categorías más populares en este tipo de negocios, cómo suelen organizarse y cuáles son sus prioridades antes de comenzar a asignar posiciones y tareas específicas, de tal forma que tengas la seguridad de que la operación de tu negocio funcionará correctamente.
Panadería artesanal o familiar
En 2023 había 60,000 panaderías en México y el 97% de estas son micro y pequeñas empresas familiares que suelen aumentar sus ventas entre octubre y noviembre por motivo del Día de Muertos y la alta demanda de pan de muerto.
El organigrama de una panadería familiar no suele ser complejo: Generalmente el negocio lo dirige la cabeza de la familia, quien aprendió las recetas y métodos de preparación de sus padres y es el encargado de instruir a los demás en el arte de hacer pan y/o repostería. También suele ser quien se encarga de las labores administrativas, haciendo tratos con proveedores, pagando las cuentas del local y adquiriendo el equipo para panadería.
Luego está el equipo de trabajo, quienes generalmente son miembros de la misma familia, hijos, tíos, sobrinos, nietos y primos que se encargan de la preparación del pan, atender a los clientes en caja, repartir a domicilio, entre otras tareas.
El manejo de este tipo de negocios es bastante flexible, los miembros pueden cumplir más de una tarea.
Pastelería
Su principal enfoque es la repostería. Las vitrinas muestran orgullosas pasteles de todos los tamaños con decorados en betún, ganache, merengue o fondant, tartas de frutas, cupcakes coloridos, entre otras delicias.
Son especialistas en las órdenes personalizadas y son sumamente cuidadosas con el almacenamiento de sus ingredientes.
El organigrama de una pastelería es más complejo, ya que el área de producción se divide en, al menos, dos equipos de trabajo: el de preparación y el de decoración.
El primero se encarga de medir los ingredientes y preparar las mezclas y masas de los pasteles y tartas, también suelen encargarse de verterlas en los moldes y establecer los temporizadores para que no se quemen al hornearse, aunque algunas pastelerías más estrictas también tienen un equipo dedicado exclusivamente a vigilar los postres cuando están en el horno.
El otro equipo se encarga de la parte visual, utilizando mangas pasteleras, figuras de pasta de azúcar, merengue o glaseado real para hacer lucir los postres apetecibles y a gusto del cliente si son órdenes personalizadas.
También puede agregarse un tercer equipo: el de empaque y entrega, quienes se encargan de empacar cada postre con cuidado de que no se dañe durante el transporte y de entregarlos en la fecha y lugar acordados con los clientes, siendo este un servicio crucial para el negocio pastelero.
Panadería de especialidad
Este tipo de negocios se centran en preparar un tipo particular de postre, por ejemplo, cupcakes, galletas, tartas, pasteles de fiestas, etc. Generalmente se apegan a un menú y los productos que ofrecen a sus clientes no suelen variar más que en ciertas ocasiones, principalmente días festivos como El Día de San Valentín, Navidad o Día de Muertos.
Su distintivo es la alta calidad de sus ingredientes y recetas únicas, por lo que su producción puede ser un poco más lenta, a pesar de que suelen ser negocios relativamente pequeños, aunque eso no significa que el organigrama de pastelería sea menos complejo.
Aún si el local no es muy grande, dentro del mismo hay varios integrantes con roles específicos que la hacen funcionar.
Un directivo que puede estar directamente involucrado en la preparación de los productos al mismo tiempo que administra el negocio.
- Área de producción y decoración.
- Encargado de caja.
- Área de marketing.
El principal reto de las panaderías de especialidad es encontrar proveedores de los ingredientes especiales que utilizan, así como mantener la consistencia y calidad de sus productos, por lo que si rotan a los miembros del área de producción y decoración, suelen ser exigentes en la capacitación de los nuevos miembros.
Panadería/Cafetería
Este es un concepto muy popular que se enfoca tanto en la producción como en la atención al cliente, ya que suelen tener un área con mostradores, bandejas y pinzas para que los clientes puedan escoger sus panes y bocadillos favoritos para llevarlos a casa, y anexado a esta área está el espacio de cafetería donde los clientes se sientan a disfrutar de bebidas y postres en las mesas dispuestas para ellos.
El tipo de organigrama de una cafetería y repostería que más puede servirte en este caso es el mixto, ya que si bien hay dos áreas que hacen funcionar el negocio y cada una tiene su propio gerente, también puede haber un gerente general que supervise tanto la cafetería como la panadería. Este gerente universal puede ser tanto el dueño del negocio como un trabajador asignado que le reporte directamente.
Además, tanto la cafetería como la repostería suelen compartir una misma área de producción en la cocina, con el añadido de un equipo de baristas que se encargan de las bebidas para los clientes.
Finalmente, es importante armar un equipo de meseros bien capacitados que atiendan los pedidos de los comensales y conozcan el posicionamiento de las mesas para evitar errores al entregar las comandas.
Por ello, al tener una estructura más compleja que los ejemplos anteriores, es indispensable que los miembros de cada equipo conozcan el organigrama de una pastelería y sus funciones, así como tenerlo siempre disponible para que sepan quién cumple qué función y puedan acudir a esa persona en distintas situaciones que requieran la atención de un supervisor.
Franquicia
Las cadenas o franquicias tienen una marca establecida y ofrecen una amplia variedad de productos, desde pan tradicional, repostería de otros países, pasteles, tartas, cupcakes, entre otros.
Se caracterizan además porque los emprendedores pueden «rentar» el nombre de las franquicias y poner sus propios locales con las recetas y métodos de producción originales a cambio de invertir en el equipamiento del local.
El organigrama de una panadería y pastelería perteneciente a una franquicia es más complejo, ya que aunque hay un director que estableció la cadena de negocios, cada local tiene su propio «dueño» que administra su establecimiento, teniendo a su cargo:
- Gerentes.
- Equipos de cocina.
- Cajeros.
- Repartidores.
- Área de Recursos Humanos.
- Equipo de limpieza.
- Equipo de decoración.
Incluso meseros si la franquicia es una cafetería/pastelería.
Por otro lado, los equipos de Marketing y Relaciones Públicas suelen responder directamente al dueño fundador de la franquicia, aunque no es raro que cada local tenga su propio equipo de Mercadotecnia y hagan alianzas estratégicas con otros negocios, lo que hace aún más complejo el organigrama de pastelería.
Es recomendable contar con un software para franquicias que te ayude a mantener el control de tu negocio, comunicarte con proveedores y darle seguimiento constante a las finanzas de tu local para verificar que está siendo redituable o qué puntos de tu operación pueden optimizarse para alcanzar tus objetivos financieros.
Cómo estructurar un organigrama para una panadería
Habiendo establecido que el organigrama funcional de una panadería debe representar correctamente cada jerarquía y tarea que debe cumplirse para el correcto funcionamiento del negocio, es momento de empezar a organizar cada componente de esta estructura.
Y si bien cada panadería tiene sus propios roles y jerarquías dependiendo de su tamaño, con staff más o menos especializado o áreas que comparten tareas, puedes apoyarte de la siguiente guía para comenzar:
Administración
Este equipo lo lideras tú, al ser el dueño del negocio. Si estuvieras haciendo el organigrama de una panadería pequeña sería tu responsabilidad el manejo de todo el local, pero establecimientos medianos y grandes van a necesitar de:
- Gerentes.
- Contadores.
- Abogados.
- Recursos Humanos.
Así como equipos adicionales de Marketing y secretarios. En este equipo, aprovechar tecnología para automatizar tareas y generar reportes de venta para analizar la productividad y rentabilidad del negocio puede brindarle a tu panadería un panorama detallado de su posición frente a la competencia, sus fortalezas y áreas de oportunidad para tomar mejores decisiones empresariales que les permitan seguir creciendo como negocio.
Producción
Este equipo es el corazón de tu negocio y puede hacer más o menos complejo el organigrama de una panadería dependiendo de qué tan grande sea, su especialidad y su concepto.
El área de producción tiene una estructura escalable, es decir, conforme los trabajadores vayan adquiriendo experiencia y habilidades, pueden asumir mayores responsabilidades y subir de rango hasta llegar a una gerencia.
Generalmente se componen de:
- Aprendices dispuestos en las áreas de preparación y/o decorado.
- Pasteleros/panaderos en jefe.
- Equipo de control de calidad.
- Lava vajillas.
Algunas panaderías, principalmente las especializadas, manejan turnos distintos para su equipo de producción y ventas. En ocasiones, los primeros turnos comienzan a altas horas de la madrugada, el equipo de producción llega a preparar las mezclas y dejar listos los productos que se venderán ese día, ya que cada lote tiene una cantidad designada de postres que se vende durante el día.
Y más adelante, el equipo de ventas se encarga de abrir la panadería, atender a los clientes y hacer tanto los cierres de caja como el inventario de los productos que se vendieron desde las primeras horas como de los que se quedaron en las vitrinas.
Compras, inventario y almacén
Los miembros de este equipo están en contacto directo con la materia prima de tu negocio y en el organigrama de una repostería se pueden estipular tanto los métodos de almacenamiento de cada ingrediente y producto como la persona o personas a cargo de vigilarlos.
Algunos de los puestos que pueden encontrarse en este equipo son:
- Proveedores.
- Encargados de inventario y almacén.
Para mejorar el control sobre los inventarios, este equipo puede aprovechar herramientas como un sistema punto de venta para asignar alarmas de bajo inventario a determinadas materias primas, comparar costos y registrar las compras a proveedores.
Ventas
Son el equipo que más interactúa con los clientes, ya que ellos directamente atienden sus pedidos, cobran cada compra e incluso llevan hasta sus mesas los pedidos si se trata de una pastelería-cafetería.
Entre sus integrantes se encuentran:
- Cajeros.
- Gerentes de tienda.
- Meseros
Ejemplo práctico: cómo implementar un organigrama paso a paso
Planteemos un escenario ficticio en el que tu negocio está a punto de arrancar y tu planeación está en el paso de generar tu organigrama de producción de una panadería. Ideamos este ejemplo para que fuera lo más general posible, de tal forma que te sirva como una guía independientemente del tamaño y concepto de tu repostería.
Paso 1: Identificar tus procesos más importantes
Este punto está directamente ligado a tu concepto y tus objetivos. ¿Qué es más importante? ¿Atender clientes en una cafetería? ¿Tener listos los pedidos de pasteles y postres para eventos? ¿O siempre tener las vitrinas llenas de delicias recién horneadas.
Paso 2: Asigna responsabilidades
Estructura tu organigrama dependiendo de las tareas que tienen más importancia y describe qué función cumple cada uno. Por ejemplo:
-
Panadero en jefe: Se encarga de las preparaciones más elaboradas (profiteroles, croissants, macarrones).
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Jefe de inventario: Responde directamente al panadero en jefe y al dueño. Su trabajo es contabilizar el inventario de ingredientes y productos al inicio y final de cada turno para asegurarse de que todo está en orden.
-
Panadero jr: Se encarga de preparaciones básicas (pasteles, cupcakes y galletas). Responde directamente al panadero en jefe.
Generalmente las panaderías más pequeñas combinan roles, el dueño puede ser tanto panadero como gerente y cajero, pero conforme el negocio crezca es importante integrar nuevos roles y repartir correctamente las tareas dependiendo de la experiencia y habilidades de cada trabajador.
Paso 3: Implementa un monitoreo de desempeño
Establece junto con tus trabajadores objetivos medibles que te permitan medir su desempeño. Esto no quiere decir que si no cumplen cada meta en el tiempo establecido significa que debas despedirlos inmediatamente, analiza con ellos qué factores externos pudieron afectar en su desempeño.
Por ejemplo, tu panadero jr estableció como objetivo aprender a preparar pan de muerto para octubre; sin embargo, al llegar la fecha, el panadero en jefe todavía lo delegaba únicamente a ponerles azúcar. La razón por la que no cumplió su objetivo es porque el panadero estaba demasiado ocupado cubriendo la demanda de los clientes como para enseñarle a su asistente.
En este caso, la solución podría ser contratar un segundo panadero jr, que apoye a los dos panaderos principales a preparar los productos necesarios para satisfacer a los comensales.
Por otro lado, puedes aprovechar un sistema para panaderías como Poster POS para revisar en tu consola, qué trabajadores concretaron más compras.
Paso 4: Impulsa el crecimiento de tu negocio y tus trabajadores
Las panaderías y reposterías son negocios que pueden crecer rápidamente a través de una buena administración y el mejor servicio a cliente, por ello es importante que constantemente capacites a tu personal en nuevas preparaciones, métodos de pago, atención hacia los comensales, etc.
Registra en el organigrama de pastelería cuáles serían los siguientes pasos para que tus trabajadores puedan proyectar su crecimiento dentro de tu negocio, por ejemplo:
-
Los asistentes de panaderos aprenderán a preparar macarrones, pasta hojaldre y mazapán.
-
Los baristas jr serán instruidos en la ceremonia del te´.
-
Los meseros con mayores ventas serán capacitados en labores administrativas.
Es posible que al planear el organigrama de una panadería puedan surgir más pasos en el transcurso de la organización, pero puedes comenzar por estos cuatro para establecer los puntos más importantes.
Como última recomendación considera apoyarte de un software para panaderías como Poster POS para tener datos en tiempo real que muestren el desempeño de tu negocio y te ayude a identificar las áreas de oportunidad que puedes fortalecer agregando o cambiando posiciones dentro de tu organigrama.
Beneficios de un sistema de gestión como Poster POS
Contar con un programa para panaderías puede ayudarte a:
-
Automatizar procesos, especialmente los relacionados a inventario, ya que la disponibilidad de los ingredientes y productos se actualiza automáticamente en tu plataforma después de cada pedido.
-
Tomar comandas y agregar modificadores sin errores.
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Programar alarmas en tu almacén que te notifiquen cuando hay un bajo inventario.
-
Monitorear en tiempo real el desempeño de tu restaurante identificando productos más populares, mejores días de venta, métodos de pago más populares, entre otros.
-
Abrir y cerrar cajas.
-
Crear programas de recompensas y lealtad.
Sin mencionar que, el sistema punto de venta Poster Pos es una herramienta sumamente útil para los jefes de cada área y los trabajadores que interactúan directamente con los clientes.
En conclusión, estamos seguros que tienes una gran idea en mente y es emocionante todo el recorrido de diseño e investigación de cómo abrir una panadería, pero es importante mantener una mente objetiva durante toda la planeación para no dejar cabos sueltos que puedan afectar tu negocio más adelante, de ahí la importancia de establecer correctamente el organigrama de una pastelería.
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