Cómo abrir una cafetería sin salirte de tu presupuesto

Si estás pensando cómo abrir una cafeteria, te estarás preguntando cuáles son los requisitos para iniciar tu cafetería que van a tener el impacto más notable en el futuro de tu negocio. A menudo resulta difícil hacer cálculos preliminares debido a la gran variedad de parámetros que pueden influir en tus costos. Si te estás preguntando cómo abrir una cafetería sin pasarte del presupuesto, debes tener en cuenta desde el principio tus gastos más importantes.

Abrir un negocio de cafetería es sólo el primer paso, al emprender con una cafeteria hacerla rentable es el verdadero reto. En este artículo, la maestra barista Erika Chagoya León dueña de Gradios Café y una clienta muy satisfecha con Poster, nos enseña cuales son los pasos para convertir a tu cafetería en un negocio exitoso y rentable con unos consejos útiles que nos ayudarán a conseguir una ganancia mucho más medible de cada taza de café que podamos vender.

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1. Elige tu modelo de negocio

Si quieres entender como poner una cafetería, definir el modelo de tu negocio es una de las prioridades principales. Lo más importante siempre será adaptarte a tu presupuesto. Puedes comenzar tu proyecto con menos presupuesto y poner una cafetería pequeña, o ser más ambicioso y tener un gran espacio con un diseño temático (incluso convertir tu cafetería en franquicias de café).

Deberás valorar también el tamaño de tu modelo de negocio y entender los costes y riesgos que conlleva cada tipo de negocio de cafetería: si abres una cafetería pequeña con café para llevar, tendrás una capacidad más limitada que si alquilas un local grande y creas un espacio donde tus clientes puedan sentarse a tomar un café.

Antes de abrir el negocio de cafetería, tienes que verificar documentos, que tengas permisos, que ya hayas hecho una evaluación de la zona, pues puede haber muchas cafeterías porque las hay, eso es seguro. O sea abres, y enseguida abren una adicional y te va a dar competencia. En ese sentido, debes tener claro cuál será tu propuesta, tu diferenciador. ¿La comida? ¿El tipo de bebida? Debes tener muy clara tu propuesta. — Erika Chagoya

2. Prepara un buen plan de negocios

Un plan de negocios para tu cafetería es solo una guía que explica cómo piensas administrar tu idea de negocio, y los pasos que seguirás para asegurarte de que tu negocio sea exitoso. Es esencial para llegar a entender mejor cómo iniciar una cafetería.

Tu plan de negocios para cafeterías deberá incluir los siguientes datos:

• El modelo de negocio que quieres implementar
• Tus competidores
• Como vas a destacar entre la competencia
• Tus finanzas
• Las inversiones adicionales que necesitas para tu negocio
• Tu público objetivo o mercado

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3. Obtén financiamiento

Si necesitas más flujo de efectivo para lanzar tu negocio, existen múltiples opciones que debes de tener en cuenta.

• La inversión privada, que a menudo proviene de amigos o familiares. Debes de tener en cuenta que abrir una cafetería conlleva bastantes riesgos, y es por esto que debes tener tu plan muy claro si vas a usar esta opción.
• Los créditos del gobierno.
• Préstamos bancarios. Vale la pena explorar estos préstamos también, aunque a menudo necesitarás tener un aval o experiencia en el sector para que lleguen a hacerte una buena oferta.

4. Tramita los permisos correspondientes

Las principales licencias que las cafeterías necesitan para abrir son:

• La licencia de funcionamiento o declaración de apertura. Esta licencia es gratuita y en varios estados se puede hacer por Internet.

• Permiso de uso de suelo. Este trámite tiene costo y su precio dependerá del estado donde lo realices. Tiene vigencia de dos años y lo puedes obtener normalmente en menos de 10 días.

• Anuncios exteriores. Su coste depende del tamaño de tu negocio.

• Registro Federal de Contribuyentes. Puedes completar en este enlace https://www.sat.gob.mx/personas/tramites-del-rfc, y te ayudará a obtener tus obligaciones fiscales.

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5. Elige el mejor local para tu cafetería

Los factores más importantes que debes tener en cuenta a la hora de abrir tu cafetería son la ubicación y rentabilidad, y el diseño de tu negocio.

Los locales cerca de los centros de negocios, los centros comerciales, las zonas peatonales más concurridas y las zonas turísticas atraerán un tráfico continuo de comensales que te garantizará un negocio mucho más lucrativo.

De entrada, por lo menos tener considerado un «colchón» de unos dos o tres meses de renta. Porque no sabes si vas a poder llegar a cubrir la renta con las ventas. Por otro lado, no hay que comerse las ganancias. Durante el primer año, todo lo que generes con el negocio debe ir de vuelta al negocio. — Erika Chagoya

6. Crea un menú para tu cafetería

Diseña el menú de acuerdo a tu concepto y público objetivo: el tipo de café que servirás, calientes o fríos, aperitivos, dulces, etc.

Lo normal es tener también una selección de cafés más o menos estandarizada:

• Espresso
• Doble espresso
• Café americano
• Chocolate
• Moka
• Capuchino
• Latte o café con leche

También es común ofrecer otras bebidas calientes, como una selección de tés e infusiones.

7. Haz marketing para tu cafetería

• Hacer uso de las redes sociales. Le dan mucha más visibilidad a tu negocio y le ayudan a tus clientes a hacerse una idea del ambiente de tu negocio de café antes de visitarla.

• Contestar a reseñas. Este es un ejercicio muy importante que a menudo dejan aparcado los dueños de cafeterías. Es importante contestar tanto a las reseñas positivas como a las negativas.

• Crear un programa de lealtad. Los programas de fidelización son clave para el marketing de tu cafetería. Crea ofertas especiales y comparte esta información con todos tus clientes en tus redes sociales.

8. Adquiere el equipo necesario para preparar tus cafés

Si una agencia consultora te va a ayudar a abrir tu nuevo local, te pueden asesorar con la compra del equipo necesario para una cafetería y los suministros que te harán falta para arrancar tu negocio. A menudo las agencias consultoras también sirven la función de distribuidores autorizados, y sino te podrán recomendar fabricantes de confianza con los que ya hayan tenido trato.

Te presentamos también una lista de la mayoría de utensilios y electrodomésticos que puedes necesitar en una cafetería:

• Molino de café
• Máquina de café, ya sea una máquina de espresso profesional o de goteo.
• Una vitrina para tus dulces y platillos.
• Licuadora.
• Refrigerador.
• Un sistema punto de venta y lector de tarjetas. Lee más sobre nuestro TPV hostelería con comandero, con el que tus meseros podrán tomar pedidos directamente con sus smartphones.
• Cajón de efectivo
• Una máquina de hielo.
• Exprimidor si quieres preparar zumos.

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Una solución todo en uno lista para tomar y gestionar pedidos de entrega para su negocio:

• Un sitio web para que sus clientes realicen sus pedidos,
• una aplicación para repartidores
• Herramientas de análiticas y reportes
• Herramientas de contabilidad

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Software y hardware para los Puntos de Venta

Aun si tienes planeado abrir una cafetería pequeña, te va a hacer falta un punto de venta para cafeterías para aceptar pedidos y aceptar toda clase de pagos de la manera más eficaz.

El primer problema que soluciona Poster son los inventarios y cuestiones ligadas con costos, de gastos y comandas. Cuando tienes un negocio de servicios, es necesario tener un sistema que te ayude a tener números más reales de lo que ganas, lo que vendes y lo que tienes en stock. Además, con Poster, las comandas son más rápidas, antes teníamos el problema de que la letra de las comandas no se entendían o las órdenes no eran correctas y los cocineros se equivocaban pero con un sistema de software de punto de venta, eso ya está solucionado. — Erika Chagoya

Si eliges una plataforma basada en la nube, trabajarás con los dispositivos de Punto de Venta más rentables y eficaces. También ofrecemos planes de suscripción accesibles, a partir de $550 MXN al mes. Asegúrate de que tiene todas las funciones que te hacen falta para tu negocio:

• Un software punto de venta para tablets que te permite crear tu propio plano de planta para tu comedor, para que les sea más fácil a tus meseros gestionar los pedidos de cada mesa.

• Una herramienta para la gestión de inventario que te permite entender en tiempo real el inventario que tienes en tu almacén y recibir alertas de baja existencia en almacén.

• Una herramienta para la gestión de menús que te permite configurar el tamaño de tus platillos, así como ingredientes adicionales, aderezos, etc.

Los sistemas PDV en nube como Poster te ayudan a reducir tus costos iniciales, ya que no requieren una gran inversión pero te garantizan un flujo de trabajo más eficiente. Pruébalo gratis durante 15 días y descubrirás la razón por la que tantos dueños de cafeterías se han enamorado del Punto de Venta Poster.

9. Contrata personal

Un par de meses antes de abrir tendrás que empezar a contratar personal. A partir de este momento, la nómina de tus empleados se sumará a tus costos de inicio. El tamaño y el concepto de tu cafetería serán los factores que más influirán en el tamaño de tu plantilla, así como las jornadas laborales y el número de turnos que elijas para tu negocio.

Si estás situado en una zona concurrida y tienes más de doce mesas, te harán falta por lo menos tres meseros para cada turno. Asimismo, te hará falta contratar dos o tres personas más para que tus empleados puedan ir alternando turnos y tener un par de días libres.

10. Selecciona a tus proveedores

Escoge tus productos y tus proveedores con cautela. Es mucho mejor poner tu negocio en marcha comprando tus productos de distribuidores de confianza; esto te ayudará a generar más interés en tu cocina, y más adelante podrás buscar opciones más accesibles que te permitan mantener un buen nivel de calidad.

Si puedes, trata de hallar a alguien en tu distrito o en tu vecindario que tenga experiencia en el mundo de la hostelería, y que esté dispuesto a darte un par de consejos. Si cuentas con la ayuda de un experto mientras estás montando tu negocio, te resultará mucho más fácil ahorrar dinero a largo plazo y prevenir gastos innecesarios.

11. Presupuesto necesario aproximado para abrir una cafetería

Hemos preparado un presupuesto general para que te hagas una idea de cuánto tendrás que invertir de promedio en cada una de las siguientes categorías. Ten en cuenta que estos costos variarán dependiendo del tamaño de tu negocio, de la ciudad en la que radiques, y mucho más, pero que con este tipo de presupuesto te será más fácil conocer como poner una cafetería.

12. Cómo hacer un lanzamiento para tu cafetería

El soft opening o lanzamiento suave, se hace para una audiencia limitada y a modo de prueba. Pueden variar de una cafetería a otra: para algunos es solo una apertura «de bajo perfil» sin publicidad ni fanfarria; para otros es específicamente un evento tipo «amigos y familiares».

Erika nos regala 6 consejos para tener una cafetería exitosa:

1. El servicio al cliente es la base de todo, si no eres una persona servicial con los clientes, tus clientes no van a regresar.
2. La calidad y la calidez que te da un espacio, es crucial para que los clientes regresen.
3. Hay que ganarle a cada platillo y bebida, al menos, el 50% de su inversión si no es muy difícil salir adelante.
4. Contar con un sistema punto de venta para prevenir las pérdidas, llevar un buen control de inventario y controlar las ventas con comandas legibles.
5. Hay que elegir lugares que nos den buena vibra para rentar ahí nuestro espacio. También se debe observar si hay competencia cerca y si hay parques o gente bebiendo café.
6. El café es un negocio muy noble, si te gusta servir te gustará el café porque es un negocio de servicios.

Tus gastos iniciales variarán según el enfoque que decidas tomar, pero todas tus inversiones deben tener una razón de ser, ya sea el concepto, la calidad de tu café y tu comida, o el ambiente que quieres crear en tu cafetería. Esperamos que nuestro artículo te ayude a hacerte una idea de como poner un café, ten en cuenta que no está de más tomar un curso online, hay muchos cursos para iniciar una cafetería por ejemplo de la escuela mexicana de cafeterías que te pueden ser de gran apoyo. ¡Mucho éxito!

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